2020.04.01

'재택근무자용 MS 오피스가 필요하다면...' 기업을 위한 비용 절감 팁

Gregg Keizer | Computerworld
원격 작업자들에게 적절한 오피스를 배포함으로써 기업은 상당한 비용을 아낄 수 있다. 여기 이를 위한 여러 아이디어를 정리했다. 
 
ⓒ Image Credit : Getty Images Bank

한 때 유리 건물 안에 갇혀 있던 엄청나게 많은 직원들이 분산된 장소에서 일하고 있다. 수많은 직원들이 이제 주방 테이블, 가정용 사무용 책상, 조용한 구석에 앉아 일하고 있다.

직원들을 분산시키는 것은 ‘집에서 일하라’라는 명령만으로 가능하다. 그러나 이런 작업자들이 집에서 (최소한 부분적으로나마) 생산적으로 업무를 처리할 수 있도록 하려면 많은 노력이 요구된다.

사무실에서 갑자기 벗어나면서 경영진, IT, 직원들은 변화를 준비하지 못했다. 주요 업무용 도구인 마이크로소프트 오피스 등이 없을 수 있다. 하지만 돈은 저절로 생기지 않으며, 바이러스가 활개치는 시기에는 더욱 그렇다.

집으로 돌려보낸 직원들에게 오피스를 제공하는 것은 쉽지 않다. 기업에 구내 영구 라이선스 솔루션 밖에 없다면 그 중 일부를 클라우드로 보내기 어려울 것이다. 그리고 IT가 재택 근무자에 대한 경험이 많지 않다면 대응도 쉽지 않을 것이다.

하지만 무엇보다도 모든 직원들이 업무를 처리할 수 있도록 도울 때는 비용을 절감하고 돈을 절약하는 방법이 있다. 기업용 오피스 2010, 2013, 2016, 2019, 기타 기업용 오피스365 등의 옵션을 정리해봤다.

기업이 오피스(영구)에 의존하는 경우
기업용 영구 버전은 기업이 일반적으로 볼륨 라이선스 거래의 일환으로 초기 비용을 들여 구매하는 것이다. 이를 통해 해당 스위트를 원하는 만큼 운용할 수 있으며, 위험을 감수한다면 마이크로소프트가 보안 업데이트를 더 이상 제공하지 않더라도 운용할 수 있다. PC 또는 맥에만 설치할 수 있으며 현재 사용자가 아닌 해당 장치에 귀속된다.

즉, 직원이 재택 근무 중일 때 이 장치들이 직장에 있으면 직원의 개인용 노트북에 설치할 오피스 라이선스는 존재하지 않는다.

오피스 365 E1 또는 오피스 365 비즈니스 에센셜에 가입
이 두 요금제(전자는 모든 기업이 사용할 수 있으며, 후자는 300개 이하를 구매하는 기업만 사용할 수 있다)는 가장 저렴한 오피스365 가입이다. 오피스 365 E1은 사용자당 월 8달러이다(1년치를 한 번에 지불했을 경우이며, 이후에 가격이 인상된다). 오피스 365 비즈니스 에센셜은 사용자당 월 5달러이다(1년치를 한 번에 지불했을 경우이다).

두 요금제 모두 오피스 영구 버전에서 제공하는 데스크톱용 오피스 애플리케이션을 제공하지 않는 대신에 웹 버전의 워드, 엑셀, 파워포인트, 아웃룩을 제공한다. 둘 다 마이크로소프트의 협업/화상회의 소프트웨어 팀즈를 제공한다. (참고: 아래의 ‘추가 무료 팀즈’에서 오피스 365 E1에 대한 더 좋은 딜을 확인할 수 있다.)

핵심은 직원이 이 위기상황 중 오피스 2019 라이선스를 구매하는 것보다 이런 오피스 365 라이선스가 훨씬 저렴하다는 것이다. 그리고 웹 앱이 데스크톱용 애플리케이션과 일부 다르기는 하지만 직원들이 집에서 근무할 때 오히려 적합할 수 있다. 

월간 요금제를 지불하라
언제 대규모로 복귀하게 될지 아무도 모른다. 전문가들도 추측을 자제하고 있다. 따라서 엔터프라이즈 E1 또는 비즈니스 에센셜 등의 ‘브릿지’ 오피스 365 요금제 비용을 년 단위가 아닌 월 단위로 지불하는 것이 현명할 수 있다.

예를 들어, 오피스 365 비즈니스 에센셜은 월 납부 시 사용자당 월 6달러이다(그리고 1개월만 사용하면 된다). 직원의 재택 근무가 9개월 이하로 지속되는 경우 월간 요금제가 연간 요금제보다 유리하다. 

무료 체험판을 이용하라
코로나19로 모든 상황이 바뀌기 전까지 오피스 365와 그 상시 업데이트/대여 모델을 고려했으며 지금도 고려 중인 소기업이라면 마이크로소프트의 무료 체험판을 활용하면 좋다.

윈도우와 맥OS용 워드, 엑셀, 파워포인트, 아웃룩, 윈도우용 퍼블리셔와 액세스 등 데스크톱용 오피스 애플리케이션이 포함된 구독 요금제인 오피스 365 비즈니스 프리미엄은 사용자당 월 12.50달러(1년치 일시납부) 또는 15달러(월 납부)이다. 마이크로소프트는 최대 25명까지 30일 무료 체험판을 제공한다. 관리자는 여기에서 체험판을 시작할 수 있다.

기업이 오피스365에 의존하는 경우
고객이 월간 또는 연간 요금을 납부하는 구동 서비스인 오피스365를 이미 사용하고 있는 조직이라면 직원들이 멀리 분산될 때 유리하다. 왜냐하면 구독은 장치가 아닌 사용자 별로 라이선스가 부여되기 때문에 각 직원은 집에 있는 개인용 하드웨어를 포함하여 여러 장치에 애플리케이션을 설치할 수 있기 때문이다. (오피스365가 유리한 이유는 여러 가지가 있지만 지금은 이것으로 충분하다.)

각 작업자가 사용할 수 있는 오피스를 확보
갑자기 재택 근무 지시를 받은 모든 사람이 집에 PC가 있지는 않을 것이다. 하지만 거의 모든 사람이 스마트폰을 가지고 있다. 

마이크로소프트에서 엑셀의 제품 마케팅 전략을 담당하는 야나 테루코바는 “(특히 갑작스러운) 재택 근무의 첫 번째 장애물은 연결 차단이다”라고 3월 19일의 블로그 포스트에서 밝혔다.

그녀는 이어 iOS 또는 안드로이드용 아웃룩 이메일 앱과 모바일용 워드-엑셀-파워포인트 콤보 앱을 포함하여 대부분의 오피스365 사용자에게 라이선스가 제공된 모바일 앱을 언급했다.

월 납부 시 사용자당 월 6달러의 비용이 발생하는 오피스365 비즈니스 에센셜 등의 오피스365 기본 요금제라도 iOS 및 안드로이드 오피스 앱에 대한 권리가 포함되어 있다.

직원의 역할에 따라 개인용 스마트폰으로 상당 부분의 업무를 처리할 수 있으며, 스마트폰과 연결할 수 있는 모니터가 준비돼 있다면 특히 그렇다. 

직원에게 팀즈를 무료로 제공하기
팀즈는 대부분의 오피스365 비즈니스 및 엔터프라이즈 요금제에 포함되어 있다. 단 오피스365 비즈니스와 프로플러스는 예외이다. 그리고 업무 역할 때문에 오피스365 라이선스가 할당되지 않은 직원들이 있다.

이 경우 기업이 원격지의 작업자와 팀즈를 이용해 소통할 방안이 있다. 마이크로소프트는 애저 액티브 디렉터리 관리형 이메일 주소가 있는 직원이 팀즈 라이선스를 요청할 수 있는 ‘Microsoft Teams Exploratory’라는 프로그램을 마련해두고 있다. (단 사용자가 요청해야 하며, 관리자가 사용자를 대신하여 요청할 수 없다.) 

이 시나리오의 경우 2021년 1월 중 또는 이후에 진행될 다음 기업용 계약 또는 구독 갱신일까지는 팀즈 라이선스를 무료로 사용할 수 있다.

관리자가 팀즈 라이선스를 관리하는 방법 등의 추가 정보는 이 지원 문서에서 확인할 수 있다. 

추가 무료 팀즈
직원에게 웹 및 모바일 앱에 대한 상업적 권리를 포함하여 팀즈와 다른 오피스 서비스를 제공하는 또 다른 방법은 마이크로소프트의 무료 오피스365 E1이다. 마이크로소프트가 이번 달 초 처음 언급한 이 딜의 골자는 E1을 6개월 동안 연장 제공하는 것이다. 

연 납부 시 사용자당 월 8달러인 가장 저렴한 엔터프라이즈 요금제에 팀즈 뿐만이 아니라 온라인 저장소(원드라이브), 이메일(익스체인지), 웹 버전의 워드, 엑셀, 파워포인트, 아웃룩이 포함되어 있다. 또한 이 요금제에는 iOS와 안드로이드용 모바일 오피스 앱도 포함되어 있다.

이는 기존에 마이크로소프트 판매 또는 재판매 파트너와 관계를 맺은 기업을 위한 것이다. 좀더 자세한 정보는 ‘마이크로소프트 파트너 또는 판매인에게 문의하라’라고 마이크로소프트의 임원인 자레드 스파타로가 기업 블로그의 3월 5일 게시물을 통해 밝혔다.

마이크로소프트는 또한 무료 오피스365 E1 체험판과 관련해 패스트트랙 지원에 대한 제한 사항을 철회했다. 이에 따라 패스트트랙은 올 해 3월부터 8월까지 직원들이 E1을 사용할 수 있도록 지원을 제공한다고 해당 기업이 밝혔다.

작업자들에게 스스로 자신의 PC 또는 맥에 오피스를 설치하라고 지시
갑자기 재택으로 근무하게 된 직원들은 오피스 없이 업무가 불가능하기 때문에 불만을 갖게 되며 재택 근무 지원 센터에 어떻게 해야 하는지 문의할 수 있다. 그러나 기업은 돈 한 푼 들이지 않고 이를 해결할 수 있다. 왜냐하면 이미 오피스365 요금제에 가입되어 있는 직원은 자신의 PC 또는 맥 기기에 스스로 오피스를 설치할 수 있기 때문이다.

IT 직원은 사용자에게 이 지원 문서를 알려줌으로써 오피스닷컴 로그인, 다운로드, 스위트 설치 방법에 대한 설명을 참조하도록 할 수 있다. ciokr@idg.co.kr
 



2020.04.01

'재택근무자용 MS 오피스가 필요하다면...' 기업을 위한 비용 절감 팁

Gregg Keizer | Computerworld
원격 작업자들에게 적절한 오피스를 배포함으로써 기업은 상당한 비용을 아낄 수 있다. 여기 이를 위한 여러 아이디어를 정리했다. 
 
ⓒ Image Credit : Getty Images Bank

한 때 유리 건물 안에 갇혀 있던 엄청나게 많은 직원들이 분산된 장소에서 일하고 있다. 수많은 직원들이 이제 주방 테이블, 가정용 사무용 책상, 조용한 구석에 앉아 일하고 있다.

직원들을 분산시키는 것은 ‘집에서 일하라’라는 명령만으로 가능하다. 그러나 이런 작업자들이 집에서 (최소한 부분적으로나마) 생산적으로 업무를 처리할 수 있도록 하려면 많은 노력이 요구된다.

사무실에서 갑자기 벗어나면서 경영진, IT, 직원들은 변화를 준비하지 못했다. 주요 업무용 도구인 마이크로소프트 오피스 등이 없을 수 있다. 하지만 돈은 저절로 생기지 않으며, 바이러스가 활개치는 시기에는 더욱 그렇다.

집으로 돌려보낸 직원들에게 오피스를 제공하는 것은 쉽지 않다. 기업에 구내 영구 라이선스 솔루션 밖에 없다면 그 중 일부를 클라우드로 보내기 어려울 것이다. 그리고 IT가 재택 근무자에 대한 경험이 많지 않다면 대응도 쉽지 않을 것이다.

하지만 무엇보다도 모든 직원들이 업무를 처리할 수 있도록 도울 때는 비용을 절감하고 돈을 절약하는 방법이 있다. 기업용 오피스 2010, 2013, 2016, 2019, 기타 기업용 오피스365 등의 옵션을 정리해봤다.

기업이 오피스(영구)에 의존하는 경우
기업용 영구 버전은 기업이 일반적으로 볼륨 라이선스 거래의 일환으로 초기 비용을 들여 구매하는 것이다. 이를 통해 해당 스위트를 원하는 만큼 운용할 수 있으며, 위험을 감수한다면 마이크로소프트가 보안 업데이트를 더 이상 제공하지 않더라도 운용할 수 있다. PC 또는 맥에만 설치할 수 있으며 현재 사용자가 아닌 해당 장치에 귀속된다.

즉, 직원이 재택 근무 중일 때 이 장치들이 직장에 있으면 직원의 개인용 노트북에 설치할 오피스 라이선스는 존재하지 않는다.

오피스 365 E1 또는 오피스 365 비즈니스 에센셜에 가입
이 두 요금제(전자는 모든 기업이 사용할 수 있으며, 후자는 300개 이하를 구매하는 기업만 사용할 수 있다)는 가장 저렴한 오피스365 가입이다. 오피스 365 E1은 사용자당 월 8달러이다(1년치를 한 번에 지불했을 경우이며, 이후에 가격이 인상된다). 오피스 365 비즈니스 에센셜은 사용자당 월 5달러이다(1년치를 한 번에 지불했을 경우이다).

두 요금제 모두 오피스 영구 버전에서 제공하는 데스크톱용 오피스 애플리케이션을 제공하지 않는 대신에 웹 버전의 워드, 엑셀, 파워포인트, 아웃룩을 제공한다. 둘 다 마이크로소프트의 협업/화상회의 소프트웨어 팀즈를 제공한다. (참고: 아래의 ‘추가 무료 팀즈’에서 오피스 365 E1에 대한 더 좋은 딜을 확인할 수 있다.)

핵심은 직원이 이 위기상황 중 오피스 2019 라이선스를 구매하는 것보다 이런 오피스 365 라이선스가 훨씬 저렴하다는 것이다. 그리고 웹 앱이 데스크톱용 애플리케이션과 일부 다르기는 하지만 직원들이 집에서 근무할 때 오히려 적합할 수 있다. 

월간 요금제를 지불하라
언제 대규모로 복귀하게 될지 아무도 모른다. 전문가들도 추측을 자제하고 있다. 따라서 엔터프라이즈 E1 또는 비즈니스 에센셜 등의 ‘브릿지’ 오피스 365 요금제 비용을 년 단위가 아닌 월 단위로 지불하는 것이 현명할 수 있다.

예를 들어, 오피스 365 비즈니스 에센셜은 월 납부 시 사용자당 월 6달러이다(그리고 1개월만 사용하면 된다). 직원의 재택 근무가 9개월 이하로 지속되는 경우 월간 요금제가 연간 요금제보다 유리하다. 

무료 체험판을 이용하라
코로나19로 모든 상황이 바뀌기 전까지 오피스 365와 그 상시 업데이트/대여 모델을 고려했으며 지금도 고려 중인 소기업이라면 마이크로소프트의 무료 체험판을 활용하면 좋다.

윈도우와 맥OS용 워드, 엑셀, 파워포인트, 아웃룩, 윈도우용 퍼블리셔와 액세스 등 데스크톱용 오피스 애플리케이션이 포함된 구독 요금제인 오피스 365 비즈니스 프리미엄은 사용자당 월 12.50달러(1년치 일시납부) 또는 15달러(월 납부)이다. 마이크로소프트는 최대 25명까지 30일 무료 체험판을 제공한다. 관리자는 여기에서 체험판을 시작할 수 있다.

기업이 오피스365에 의존하는 경우
고객이 월간 또는 연간 요금을 납부하는 구동 서비스인 오피스365를 이미 사용하고 있는 조직이라면 직원들이 멀리 분산될 때 유리하다. 왜냐하면 구독은 장치가 아닌 사용자 별로 라이선스가 부여되기 때문에 각 직원은 집에 있는 개인용 하드웨어를 포함하여 여러 장치에 애플리케이션을 설치할 수 있기 때문이다. (오피스365가 유리한 이유는 여러 가지가 있지만 지금은 이것으로 충분하다.)

각 작업자가 사용할 수 있는 오피스를 확보
갑자기 재택 근무 지시를 받은 모든 사람이 집에 PC가 있지는 않을 것이다. 하지만 거의 모든 사람이 스마트폰을 가지고 있다. 

마이크로소프트에서 엑셀의 제품 마케팅 전략을 담당하는 야나 테루코바는 “(특히 갑작스러운) 재택 근무의 첫 번째 장애물은 연결 차단이다”라고 3월 19일의 블로그 포스트에서 밝혔다.

그녀는 이어 iOS 또는 안드로이드용 아웃룩 이메일 앱과 모바일용 워드-엑셀-파워포인트 콤보 앱을 포함하여 대부분의 오피스365 사용자에게 라이선스가 제공된 모바일 앱을 언급했다.

월 납부 시 사용자당 월 6달러의 비용이 발생하는 오피스365 비즈니스 에센셜 등의 오피스365 기본 요금제라도 iOS 및 안드로이드 오피스 앱에 대한 권리가 포함되어 있다.

직원의 역할에 따라 개인용 스마트폰으로 상당 부분의 업무를 처리할 수 있으며, 스마트폰과 연결할 수 있는 모니터가 준비돼 있다면 특히 그렇다. 

직원에게 팀즈를 무료로 제공하기
팀즈는 대부분의 오피스365 비즈니스 및 엔터프라이즈 요금제에 포함되어 있다. 단 오피스365 비즈니스와 프로플러스는 예외이다. 그리고 업무 역할 때문에 오피스365 라이선스가 할당되지 않은 직원들이 있다.

이 경우 기업이 원격지의 작업자와 팀즈를 이용해 소통할 방안이 있다. 마이크로소프트는 애저 액티브 디렉터리 관리형 이메일 주소가 있는 직원이 팀즈 라이선스를 요청할 수 있는 ‘Microsoft Teams Exploratory’라는 프로그램을 마련해두고 있다. (단 사용자가 요청해야 하며, 관리자가 사용자를 대신하여 요청할 수 없다.) 

이 시나리오의 경우 2021년 1월 중 또는 이후에 진행될 다음 기업용 계약 또는 구독 갱신일까지는 팀즈 라이선스를 무료로 사용할 수 있다.

관리자가 팀즈 라이선스를 관리하는 방법 등의 추가 정보는 이 지원 문서에서 확인할 수 있다. 

추가 무료 팀즈
직원에게 웹 및 모바일 앱에 대한 상업적 권리를 포함하여 팀즈와 다른 오피스 서비스를 제공하는 또 다른 방법은 마이크로소프트의 무료 오피스365 E1이다. 마이크로소프트가 이번 달 초 처음 언급한 이 딜의 골자는 E1을 6개월 동안 연장 제공하는 것이다. 

연 납부 시 사용자당 월 8달러인 가장 저렴한 엔터프라이즈 요금제에 팀즈 뿐만이 아니라 온라인 저장소(원드라이브), 이메일(익스체인지), 웹 버전의 워드, 엑셀, 파워포인트, 아웃룩이 포함되어 있다. 또한 이 요금제에는 iOS와 안드로이드용 모바일 오피스 앱도 포함되어 있다.

이는 기존에 마이크로소프트 판매 또는 재판매 파트너와 관계를 맺은 기업을 위한 것이다. 좀더 자세한 정보는 ‘마이크로소프트 파트너 또는 판매인에게 문의하라’라고 마이크로소프트의 임원인 자레드 스파타로가 기업 블로그의 3월 5일 게시물을 통해 밝혔다.

마이크로소프트는 또한 무료 오피스365 E1 체험판과 관련해 패스트트랙 지원에 대한 제한 사항을 철회했다. 이에 따라 패스트트랙은 올 해 3월부터 8월까지 직원들이 E1을 사용할 수 있도록 지원을 제공한다고 해당 기업이 밝혔다.

작업자들에게 스스로 자신의 PC 또는 맥에 오피스를 설치하라고 지시
갑자기 재택으로 근무하게 된 직원들은 오피스 없이 업무가 불가능하기 때문에 불만을 갖게 되며 재택 근무 지원 센터에 어떻게 해야 하는지 문의할 수 있다. 그러나 기업은 돈 한 푼 들이지 않고 이를 해결할 수 있다. 왜냐하면 이미 오피스365 요금제에 가입되어 있는 직원은 자신의 PC 또는 맥 기기에 스스로 오피스를 설치할 수 있기 때문이다.

IT 직원은 사용자에게 이 지원 문서를 알려줌으로써 오피스닷컴 로그인, 다운로드, 스위트 설치 방법에 대한 설명을 참조하도록 할 수 있다. ciokr@idg.co.kr
 

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