2020.03.25

HRIS란 무엇인가?··· 모든 인적자원 정보를 관리하는 핵심 툴

Sharon Florentine | CIO
인적자원정보 시스템(Human Resources Information System, HRIS)은 모든 규모의 조직이 인력, 정책, 절차를 간편하면서도 효율적으로 관리할 수 있게 해준다.

HRIS는 HR 부서의 광범위한 업무를 지원하기 위해 고안된 단독형 소프트웨어 또는 SaaS 기반 소프트웨어다. 지원서 관리부터 신입사원 교육, 급여 지급, 성과 관리, 회계까지 HR 부서의 업무는 매우 다양하다. 특히 데이터를 입력하고 관리하며 분석하는 등 인적자원정보 관련 기능이 특징이다. 
 
ⓒGetty Images

인적자원정보(HRIS) vs. 인적자원관리(HRMS) vs. 인적자본관리(HCM)
HRIS는 HRMS와 구분 없이 통용되기도 하지만 한 가지 중요한 차이점이 있다. HRMS는 직원 만족도, 인게이지먼트 등 정성적인 정보를 모니터링하고 관리하는 모듈이 포함돼 있다. 반면에 HCM은 정량적(어떤 직원이 무엇을, 얼마나 오래, 어떤 역할에서, 어떻게 수행했는지) 그리고 정성적(역할과 조직 내에서 어떻게 참여하고 동기부여 됐는지) 성과와 인게이지먼트 전체를 아우른다.

HRIS 기능
HRIS 솔루션마다 제공되는 기능이 일부 다르지만, 공통적으로 지원하는 기능은 아래와 같다.

1. 직원 정보 관리: 기본적으로 이름, 직위, 주소, 급여 등의 데이터부터 시작한다. 급여 및 직위 이력, 보고 구조, 성과 평가 이력, 기타 중요한 직원 정보도 포함된다.

2. 회사 문서: 여기에는 직원 안내서, 비상 대피 절차, 안전 지침 등의 항목이 포함된다.

3. 채용 및 지원서 관리: 지원자 정보, 채용하려는 직무, 면접, 급여, 직무 설명 등이 포함된다. 채용 담당자가 지원자 정보를 쉽고 빠르게 확인할 수 있도록 다른 채용 소프트웨어와의 통합을 지원한다.

4. 수당 관리 및 기타 등록: 수당 관리를 위한 등록 상태 변경 및 개인정보 업데이트가 포함된다. 상위버전 솔루션에서는 직원들이 휴가 내역, 급여 수령인 등 개인 정보를 확인할 수 있다.

5. 부재 관리: 일부 솔루션에서는 해당 기능이 수당 관리 기능에 포함된다. 별도로 분리된 경우도 있다. 부재 관리에는 휴가, 병가는 물론 가족 및 의료 휴가와 관련 휴가 혜택들이 포함된다.

6. 급여 및 성과금 관리: HRIS의 필수적인 부분이다. 급여 이력, 급료, 승진, 보너스, 세금 정보, 기타 금융 및 보상 기능이 포함된다. 다른 재무 소프트웨어 및 회계 시스템과 통합해 사용할 수 있다.

7. 교육 및 성과 관리: 직원의 교육, 학습, 개인 개발 계획 등을 기록하면서 성과를 추적할 수 있는 기능이다. 이를 통해 관리직은 직원들이 어떤 역할을 수행하고 있으며, 그들의 성과가 갖는 의미를 확인할 수 있다. 성장 가능성이 높은 인재도 파악할 수 있다. 반면에 성과가 부족한, 이를테면 좌천되거나 정직 처분을 받은 사람을 판단하는 데도 유용하다. 이는 퇴사 후에도 활용될 수 있다. 다른 기업이 퇴사한 직원에 대해서 문의하면 HR 부서가 고용 적합성 자료를 제공할 수 있다. 특정 자격증 및 라이선스가 요구되는 기업에 필수적이다.

대부분의 HRIS는 HR 기능을 간소화하고 관리 부담을 줄이기 위해 셀프서비스 기능을 제공한다. 이를테면 수당 관리, 부재 관리 등 특정 모듈을 통해 직원들은 자신의 정보를 관리 및 수정할 수 있다. 또한 휴가를 신청하거나 계좌 입금 정보를 변경할 수도 있다. 

관리자는 성과 관리 모듈을 활용해 피드백, 평가 결과, 성과 등을 입력할 수 있다. HRIS는 분석 및 보고도 셀프서비스인 경우가 많다. 직원, 관리자, 채용 담당자, 임원 등은 모두 HRIS 데이터를 기반으로 작성된 보고서에 액세스할 수 있다.

HRIS의 장점 
효과적인 HRIS는 최초 지원서부터 재직 기간, 퇴직 또는 은퇴까지 지원자, 재직자, 퇴직자에 관한 데이터를 추적하고 분석하는 데 필요한 모든 정보를 제공한다. 직원, 관리자, 채용 담당자가 필요하다면 언제든 정보를 찾을 수 있는 원스톱 시스템인 셈이다.

마찬가지로 기업은 HRIS를 통해 HR과 관련된 비용을 더욱 정확하게 예측하고, 예산을 책정할 수 있다. 이는 기업의 의사결정 효율성을 개선한다. 즉, 활용 가능한 모든 HR관련 데이터를 쉽게 찾고 분석할 수 있도록 해 기업이 채용, 해고, 급여, 승진, 인원수, 이탈 및 유지 비율 등과 대한 결정을 쉽게 내릴 수 있도록 돕는다. HRIS가 곧 HR 관련 의사결정 효율성 증대로 이어지는 것이다. 의사결정의 질적 향상은 관리 부담을 완화시키면서 직원과 관리자의 생산성을 높일 수 있다.

또한 HRIS는 정보를 디지털 방식으로 보호해 프라이버시와 보안을 강화한다. 이는 손쉽게 접근할 수 있지만 보호하기 어렵고, 특히 자연재해나 화재 등에 취약한 서면 기록이나 스프레드시트보다 훨씬 안전하다. 게다가 미국 균등고용기회 정보(U.S. equal employment opportunity information) 등의 규제 데이터를 저장하여 준수성을 확보할 때 기여할 수도 있다.

단순 반복적인 HR 업무에서 해방시켜준다는 이점도 있다. HRIS를 통해 HR 관리자는 데이터 입력 등의 지루한 업무에서 벗어나 면접, 직원 개발 등 더 고도화된 인력 관련 업무에 집중할 수 있다. 

이밖에 HR 부서에 들어오는 반복적인 문의 및 요청이 사라진다. HRIS가 기업 정보, 발표 내용, 관련 링크, 정책, 절차 등을 한 자리에서 제공하기 때문이다. 내부 구성원들은 스스로 필요한 정보를 찾을 수 있게 된다. 이를테면 직원들이 휴가를 신청하거나 예금 계좌를 변경하고, 세금 신고서를 작성해야 하는 경우가 있다. 기존에는 사람이 직접 처리해야 했던 해당 절차가 자동화돼 서류 업무가 크게 줄고 더욱 효율적으로 업무를 진행할 수 있다.  

마지막으로 관리자는 성과 달성을 위한 계획을 수립하고, 개발하고, 지원하는 데 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있다. 이는 인게이지먼트, 동기부여, 직원 유지뿐만 아니라 기업의 성장과 혁신을 위한 계획 개발에도 도움이 될 수 있다.

HRIS 벤더
시장조사업체 그랜드뷰 리서치에 따르면 2025년까지 전 세계 인적자원 관리 시장은 2025년까지 10.4%의 연평균 성장률(CAGR)을 기록하며 300억 달러 규모에 달할 것으로 추정된다. 대표적인 HRIS 벤더는 다음과 같다. 

· 아센티스(Ascentis)
· 밤부HR(BambooHR)
· 크리테리온(Criterion)
· 코어HR(CoreHR)
· 데이포스(Dayforce)
· 에피코르(Epicor)
· 인포 클라우드스위트 HCM(Infor CloudeSuite HCM)
· 크로노스 워크포스(Kronos Workforce)
· 오라클 HCM 클라우드(Oracle HCM Cloud)
· SAP 석세스팩터(SAP SuccessFactors)
· 얼티밋 소프트웨어 얼티프로(Ultimate Software UltiPro)
· 워크데이(Workday)

핵심적으로 고려해야 할 사항  
HRIS는 다양한 옵션을 제공한다. 그 때문에 어떤 옵션이 기업에 적합한지 파악하기가 까다로울 수 있다. 기업이 실질적으로 무엇을 필요로 하는지가 가장 중요하다. 영업 사원의 감언이설에 현혹되지 말자. 동료, 다른 고객, 온라인 커뮤니티, 링크드인, 소프트웨어 리뷰 사이트, SHRM 등에서 추천을 받아 각 솔루션을 전체적으로 파악하고 장단점을 살펴보자.

선택한 솔루션의 확장 용이성도 검토해야 한다. 현재 규모가 작더라도 미래에는 2~3배 또는 10배 이상으로 성장할 수 있다. 기업의 규모에 맞춰 HRIS 시스템을 확장할 수 있어야 한다.

통합과 호환성도 고려해야 한다. 일부 HRIS 솔루션은 다른 기존 시스템과 연계해야만 특정 기능을 이용할 수 있다. 즉, 선택한 HRIS의 구성요소가 구형 시스템과 원활하게 통합되는지 그리고 부가기능 또는 업그레이드가 호환되는지 확인해야 한다.

또한 직원들에게 어떤 교육 및 지원이 제공되는지 확인하고 이를 계약서에 명시해야 한다. 지원 및 서비스와 관련해 선택한 HRIS 벤더의 계약서가 일관되는지 검토하는 것도 중요하다. 서비스와 지원이 제대로 이루어지지 않거나 형편없는 경우 기업 스스로 해결해야 하기 때문이다.

구축 요령
HRIS 투자 효과를 극대화하려면 제공되는 모든 기능을 분석하고, 기존 시스템과 어떻게 통합될 수 있는지 파악해야 한다. 또한 기업은 HRIS가 제대로 작동할 수 있도록 필요한 모든 관련 데이터를 마이그레이션해야 한다.

실질적인 도입 단계도 중요하다. HR 전문가들이 솔루션 사용에 익숙해지고, 어디서 지원을 받을 수 있는지 파악하도록 교육을 제공해야 한다. 초기에 시간을 투자하면 직원들이 스스로 업데이트하거나 보고할 수 있게 돼 나중에는 오히려 시간이 절약될 것이다.

HRIS 벤더도 중요한 자원이라고 생각해야 한다. HRIS 벤더가 직원 교육을 제공하고 솔루션 활용 요령을 가르쳐주는 경우가 많기 때문이다. 이 밖에 대부분의 HRIS 벤더가 제공하는 정기 업데이트를 통해 변경사항, 업데이트, 패치를 최신 상태로 유지하여 솔루션 보안을 확보하고 새로운 기능을 활용할 수 있도록 해야 한다.

HRIS 자격증
HR기술이 발전하면서 HR전문가들은 이러한 시스템의 기능을 제대로 활용하는 방법을 파악해야 한다. HRIM 및 HRIS 관련 자격증을 취득하는 것은 좋은 방법이다. HRIS 자격증은 HR 전문가가 HR 기술, 트렌드, 모범 사례에 대한 이해를 넓히는 데 도움이 되며 관련 지식, 기술, 경험이 있다는 가시적인 증거를 제공한다. HRIS 역량을 확보할 수 있는 대표적인 인증기관에는 HRIP(Human Resource Information Professional), HRCI(Human Resource Certification Institute), SHRM(Society for Human Resource Management) 등이 있다. 

관련 직업
HRIS 도입이 증가하면서 HRIS 관련 전문 인력에 대한 수요에도 늘어났다. 다양한 업계에서 HRIS 분석가, 관리자, 통합 전문가 혹은 벤더별 컨설턴트에 대한 수요가 높다. 구인구직 사이트 인디드(Indeed)에 따르면, HRIS 전문가의 급여는 약 50,000달러, HRIS 분석가는 약 67,000달러, 시니어 HRIS 처리 아키텍처는 약 110,000달러였다. 단 지리적 위치, 경력, 산업 분야에 따라 조금씩 차이가 있다고 인디드는 덧붙였다. ciokr@idg.co.kr



2020.03.25

HRIS란 무엇인가?··· 모든 인적자원 정보를 관리하는 핵심 툴

Sharon Florentine | CIO
인적자원정보 시스템(Human Resources Information System, HRIS)은 모든 규모의 조직이 인력, 정책, 절차를 간편하면서도 효율적으로 관리할 수 있게 해준다.

HRIS는 HR 부서의 광범위한 업무를 지원하기 위해 고안된 단독형 소프트웨어 또는 SaaS 기반 소프트웨어다. 지원서 관리부터 신입사원 교육, 급여 지급, 성과 관리, 회계까지 HR 부서의 업무는 매우 다양하다. 특히 데이터를 입력하고 관리하며 분석하는 등 인적자원정보 관련 기능이 특징이다. 
 
ⓒGetty Images

인적자원정보(HRIS) vs. 인적자원관리(HRMS) vs. 인적자본관리(HCM)
HRIS는 HRMS와 구분 없이 통용되기도 하지만 한 가지 중요한 차이점이 있다. HRMS는 직원 만족도, 인게이지먼트 등 정성적인 정보를 모니터링하고 관리하는 모듈이 포함돼 있다. 반면에 HCM은 정량적(어떤 직원이 무엇을, 얼마나 오래, 어떤 역할에서, 어떻게 수행했는지) 그리고 정성적(역할과 조직 내에서 어떻게 참여하고 동기부여 됐는지) 성과와 인게이지먼트 전체를 아우른다.

HRIS 기능
HRIS 솔루션마다 제공되는 기능이 일부 다르지만, 공통적으로 지원하는 기능은 아래와 같다.

1. 직원 정보 관리: 기본적으로 이름, 직위, 주소, 급여 등의 데이터부터 시작한다. 급여 및 직위 이력, 보고 구조, 성과 평가 이력, 기타 중요한 직원 정보도 포함된다.

2. 회사 문서: 여기에는 직원 안내서, 비상 대피 절차, 안전 지침 등의 항목이 포함된다.

3. 채용 및 지원서 관리: 지원자 정보, 채용하려는 직무, 면접, 급여, 직무 설명 등이 포함된다. 채용 담당자가 지원자 정보를 쉽고 빠르게 확인할 수 있도록 다른 채용 소프트웨어와의 통합을 지원한다.

4. 수당 관리 및 기타 등록: 수당 관리를 위한 등록 상태 변경 및 개인정보 업데이트가 포함된다. 상위버전 솔루션에서는 직원들이 휴가 내역, 급여 수령인 등 개인 정보를 확인할 수 있다.

5. 부재 관리: 일부 솔루션에서는 해당 기능이 수당 관리 기능에 포함된다. 별도로 분리된 경우도 있다. 부재 관리에는 휴가, 병가는 물론 가족 및 의료 휴가와 관련 휴가 혜택들이 포함된다.

6. 급여 및 성과금 관리: HRIS의 필수적인 부분이다. 급여 이력, 급료, 승진, 보너스, 세금 정보, 기타 금융 및 보상 기능이 포함된다. 다른 재무 소프트웨어 및 회계 시스템과 통합해 사용할 수 있다.

7. 교육 및 성과 관리: 직원의 교육, 학습, 개인 개발 계획 등을 기록하면서 성과를 추적할 수 있는 기능이다. 이를 통해 관리직은 직원들이 어떤 역할을 수행하고 있으며, 그들의 성과가 갖는 의미를 확인할 수 있다. 성장 가능성이 높은 인재도 파악할 수 있다. 반면에 성과가 부족한, 이를테면 좌천되거나 정직 처분을 받은 사람을 판단하는 데도 유용하다. 이는 퇴사 후에도 활용될 수 있다. 다른 기업이 퇴사한 직원에 대해서 문의하면 HR 부서가 고용 적합성 자료를 제공할 수 있다. 특정 자격증 및 라이선스가 요구되는 기업에 필수적이다.

대부분의 HRIS는 HR 기능을 간소화하고 관리 부담을 줄이기 위해 셀프서비스 기능을 제공한다. 이를테면 수당 관리, 부재 관리 등 특정 모듈을 통해 직원들은 자신의 정보를 관리 및 수정할 수 있다. 또한 휴가를 신청하거나 계좌 입금 정보를 변경할 수도 있다. 

관리자는 성과 관리 모듈을 활용해 피드백, 평가 결과, 성과 등을 입력할 수 있다. HRIS는 분석 및 보고도 셀프서비스인 경우가 많다. 직원, 관리자, 채용 담당자, 임원 등은 모두 HRIS 데이터를 기반으로 작성된 보고서에 액세스할 수 있다.

HRIS의 장점 
효과적인 HRIS는 최초 지원서부터 재직 기간, 퇴직 또는 은퇴까지 지원자, 재직자, 퇴직자에 관한 데이터를 추적하고 분석하는 데 필요한 모든 정보를 제공한다. 직원, 관리자, 채용 담당자가 필요하다면 언제든 정보를 찾을 수 있는 원스톱 시스템인 셈이다.

마찬가지로 기업은 HRIS를 통해 HR과 관련된 비용을 더욱 정확하게 예측하고, 예산을 책정할 수 있다. 이는 기업의 의사결정 효율성을 개선한다. 즉, 활용 가능한 모든 HR관련 데이터를 쉽게 찾고 분석할 수 있도록 해 기업이 채용, 해고, 급여, 승진, 인원수, 이탈 및 유지 비율 등과 대한 결정을 쉽게 내릴 수 있도록 돕는다. HRIS가 곧 HR 관련 의사결정 효율성 증대로 이어지는 것이다. 의사결정의 질적 향상은 관리 부담을 완화시키면서 직원과 관리자의 생산성을 높일 수 있다.

또한 HRIS는 정보를 디지털 방식으로 보호해 프라이버시와 보안을 강화한다. 이는 손쉽게 접근할 수 있지만 보호하기 어렵고, 특히 자연재해나 화재 등에 취약한 서면 기록이나 스프레드시트보다 훨씬 안전하다. 게다가 미국 균등고용기회 정보(U.S. equal employment opportunity information) 등의 규제 데이터를 저장하여 준수성을 확보할 때 기여할 수도 있다.

단순 반복적인 HR 업무에서 해방시켜준다는 이점도 있다. HRIS를 통해 HR 관리자는 데이터 입력 등의 지루한 업무에서 벗어나 면접, 직원 개발 등 더 고도화된 인력 관련 업무에 집중할 수 있다. 

이밖에 HR 부서에 들어오는 반복적인 문의 및 요청이 사라진다. HRIS가 기업 정보, 발표 내용, 관련 링크, 정책, 절차 등을 한 자리에서 제공하기 때문이다. 내부 구성원들은 스스로 필요한 정보를 찾을 수 있게 된다. 이를테면 직원들이 휴가를 신청하거나 예금 계좌를 변경하고, 세금 신고서를 작성해야 하는 경우가 있다. 기존에는 사람이 직접 처리해야 했던 해당 절차가 자동화돼 서류 업무가 크게 줄고 더욱 효율적으로 업무를 진행할 수 있다.  

마지막으로 관리자는 성과 달성을 위한 계획을 수립하고, 개발하고, 지원하는 데 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있다. 이는 인게이지먼트, 동기부여, 직원 유지뿐만 아니라 기업의 성장과 혁신을 위한 계획 개발에도 도움이 될 수 있다.

HRIS 벤더
시장조사업체 그랜드뷰 리서치에 따르면 2025년까지 전 세계 인적자원 관리 시장은 2025년까지 10.4%의 연평균 성장률(CAGR)을 기록하며 300억 달러 규모에 달할 것으로 추정된다. 대표적인 HRIS 벤더는 다음과 같다. 

· 아센티스(Ascentis)
· 밤부HR(BambooHR)
· 크리테리온(Criterion)
· 코어HR(CoreHR)
· 데이포스(Dayforce)
· 에피코르(Epicor)
· 인포 클라우드스위트 HCM(Infor CloudeSuite HCM)
· 크로노스 워크포스(Kronos Workforce)
· 오라클 HCM 클라우드(Oracle HCM Cloud)
· SAP 석세스팩터(SAP SuccessFactors)
· 얼티밋 소프트웨어 얼티프로(Ultimate Software UltiPro)
· 워크데이(Workday)

핵심적으로 고려해야 할 사항  
HRIS는 다양한 옵션을 제공한다. 그 때문에 어떤 옵션이 기업에 적합한지 파악하기가 까다로울 수 있다. 기업이 실질적으로 무엇을 필요로 하는지가 가장 중요하다. 영업 사원의 감언이설에 현혹되지 말자. 동료, 다른 고객, 온라인 커뮤니티, 링크드인, 소프트웨어 리뷰 사이트, SHRM 등에서 추천을 받아 각 솔루션을 전체적으로 파악하고 장단점을 살펴보자.

선택한 솔루션의 확장 용이성도 검토해야 한다. 현재 규모가 작더라도 미래에는 2~3배 또는 10배 이상으로 성장할 수 있다. 기업의 규모에 맞춰 HRIS 시스템을 확장할 수 있어야 한다.

통합과 호환성도 고려해야 한다. 일부 HRIS 솔루션은 다른 기존 시스템과 연계해야만 특정 기능을 이용할 수 있다. 즉, 선택한 HRIS의 구성요소가 구형 시스템과 원활하게 통합되는지 그리고 부가기능 또는 업그레이드가 호환되는지 확인해야 한다.

또한 직원들에게 어떤 교육 및 지원이 제공되는지 확인하고 이를 계약서에 명시해야 한다. 지원 및 서비스와 관련해 선택한 HRIS 벤더의 계약서가 일관되는지 검토하는 것도 중요하다. 서비스와 지원이 제대로 이루어지지 않거나 형편없는 경우 기업 스스로 해결해야 하기 때문이다.

구축 요령
HRIS 투자 효과를 극대화하려면 제공되는 모든 기능을 분석하고, 기존 시스템과 어떻게 통합될 수 있는지 파악해야 한다. 또한 기업은 HRIS가 제대로 작동할 수 있도록 필요한 모든 관련 데이터를 마이그레이션해야 한다.

실질적인 도입 단계도 중요하다. HR 전문가들이 솔루션 사용에 익숙해지고, 어디서 지원을 받을 수 있는지 파악하도록 교육을 제공해야 한다. 초기에 시간을 투자하면 직원들이 스스로 업데이트하거나 보고할 수 있게 돼 나중에는 오히려 시간이 절약될 것이다.

HRIS 벤더도 중요한 자원이라고 생각해야 한다. HRIS 벤더가 직원 교육을 제공하고 솔루션 활용 요령을 가르쳐주는 경우가 많기 때문이다. 이 밖에 대부분의 HRIS 벤더가 제공하는 정기 업데이트를 통해 변경사항, 업데이트, 패치를 최신 상태로 유지하여 솔루션 보안을 확보하고 새로운 기능을 활용할 수 있도록 해야 한다.

HRIS 자격증
HR기술이 발전하면서 HR전문가들은 이러한 시스템의 기능을 제대로 활용하는 방법을 파악해야 한다. HRIM 및 HRIS 관련 자격증을 취득하는 것은 좋은 방법이다. HRIS 자격증은 HR 전문가가 HR 기술, 트렌드, 모범 사례에 대한 이해를 넓히는 데 도움이 되며 관련 지식, 기술, 경험이 있다는 가시적인 증거를 제공한다. HRIS 역량을 확보할 수 있는 대표적인 인증기관에는 HRIP(Human Resource Information Professional), HRCI(Human Resource Certification Institute), SHRM(Society for Human Resource Management) 등이 있다. 

관련 직업
HRIS 도입이 증가하면서 HRIS 관련 전문 인력에 대한 수요에도 늘어났다. 다양한 업계에서 HRIS 분석가, 관리자, 통합 전문가 혹은 벤더별 컨설턴트에 대한 수요가 높다. 구인구직 사이트 인디드(Indeed)에 따르면, HRIS 전문가의 급여는 약 50,000달러, HRIS 분석가는 약 67,000달러, 시니어 HRIS 처리 아키텍처는 약 110,000달러였다. 단 지리적 위치, 경력, 산업 분야에 따라 조금씩 차이가 있다고 인디드는 덧붙였다. ciokr@idg.co.kr

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