2020.03.10

프로젝트 결과에 득이 되는 '이해관계자 관리 계획 4단계'

Moira Alexander | CIO
‘이해관계자 관리’는 PM이 생각하는 것보다 더 복잡할 수 있다. 프로젝트의 영향을 받는 모든 사람과 커뮤니케이션하는 방법을 소개한다.

이해관계자 관리는 프로젝트 관리에 아주 중요한 요소 중 하나다. 이는 위험도 크지만 대신 보상도 큰 요소다. 중요한 개인과 팀 구성원에게 정보를 제공해 과업을 추진해야 프로젝트가 원활해진다. 그러나 영향을 받는 사람과 프로젝트에 영향을 주는 사람들에게 정보를 제공하지 않을 경우, 프로젝트에 문제가 발생할 수 있다.

이해관계자 관리 전략을 수립해 이행하면 개인과 팀, 프로젝트, 기업의 성과를 크게 개선할 수 있다. 다음은 프로젝트에 관여하는 사람들을 성공적으로 참여케 하고, 이들과 효과적으로 커뮤니케이션 할 수 있도록 도움을 주는 이해관계자 관리에 대한 ‘안내서’다.
 
ⓒGetty Images Bank

이해관계자 관리
이해관계자 관리란 프로젝트 결과에 영향을 받거나, 여기에 영향을 줄 수 있는 개인과 팀원, 부서, 내외부 관계자를 참여시키기 위한 프로젝트 관리 프로세스 중 하나다. 디지털 마케팅 프로젝트를 예로 들면, 프로젝트 스폰서, 마케팅팀원, 고객, 검색 엔진 최적화 전문가, 외부 소프트웨어 업체가 이런 이해관계자가 될 수 있다.

이해관계자 관리는 프로젝트 관리 분야에서 공식적으로 사용되는 개념이자 용어지만, 역할의 본질이 제대로 반영되어 있지 않은 용어이기도 하다. 이해관계자 관리는 ‘관리’보다는 이해관계자와의 커뮤니케이션, 영향, 멘토링과 더 관련성이 높은 용어다.

이해관계자를 제대로 관리하면 많은 혜택을 누릴 수 있다. 이 가운데 일부를 소개한다.

이해관계자 관리가 제공하는 혜택 
이해관계자 관리 계획 수립 방법을 파악하기 전, 이것이 제공하는 혜택 가운데 일부를 알아보는 것이 중요하다. 이해관계자 관리 계획은 참여, 명확성, 성과를 강화하며 프로젝트 위험을 줄이는 데 도움을 준다.

1. 역할 명확성 및 프로젝트 집중력 향상
이해관계자에 대한 계획은 프로젝트 관리자가 관련 프로젝트에 관여하는 각 부류의 이해관계자에 대해 현실적인 기대사항을 수립하고, 역할을 더욱 명확히 하는 데 도움을 준다. 이는 이해관계자의 집중과 생산성 향상에 도움을 준다. 이해관계자가 자신의 역할과 다른 사람들의 역할이 무엇인지 잘 알 때, 프로젝트를 시작할 당시에 예상한 기간 및 예산 범위 안에서 잘 마무리될 가능성이 커진다. 

2. 인게이지먼트 강화
일상 업무가 많거나 여러 프로젝트에 관여하고 있을 때를 중심으로, 이해관계자들을 프로젝트에 참여케 하고 몰입시키기가 매우 어려울 수 있다. 이해관계자에게는 참여 및 몰입할 수 있는 근거와 명분이 필요하다. 여기에 요구되는 것이 프로젝트가 어떤 영향을 주고, 일상 역할에 어떤 혜택을 줄지 설명해주는 계획이다. 이해관계자들이 이를 더 명확히 이해하고, 집중해야 전체 프로젝트에 적절히 참여해 성과를 일궈낼 확률이 높아진다.

3. 위험 경감
역할에 대한 명확성과 인게이지먼트(참여 및 몰입)를 강화하면 마찰과 위험을 줄일 수 있다. 프로젝트에서 가장 큰 도전과제는 프로젝트 성과에 부정적인 영향을 줄 수 있는 위험을 줄이는 방법이다. 명확하게 개발되고 이행된 이해관계자 관리 계획은 모든 이해관계자를 계속 동참시켜, 이런 도전과제를 극복할 준비를 하도록 만드는 데 도움을 준다. 이해관계자들이 동일한 목표를 위해 노력하면, 위험을 효과적으로 경감시킬 수 있다.

이 밖에도 다른 혜택들이 많다. 프로젝트와 관련된 혜택 각각을 파악해서 이해관계자 관리 전략을 수립하기 시작할 수 있다.

이해관계자 관리 계획
4가지 핵심 단계로 견고한 이해관계자 관리 계획을 수립할 수 있다. 그 출발점은 이해관계자, 이들의 역할, 영향에 대해 파악하는 것이다.

1. 이해관계자 파악
이해관계자를 분석해 프로젝트에 참여시켜야 하는 이해관계자 명단을 만들어야 한다. 분석으로 파악한 결과를 이해관계자 명단이라는 문서로 정리해야 한다. 여기에는 이해관계자의 이름, 현재 역할, 프로젝트에서의 역할, 연락처 정보, 프로젝트 성과에 미치는 영향을 포함해야 한다. 이해관계자 파악에 유용한 방법 중 하나는 이해관계자 분석 도구를 사용하는 것이다. 이는 이해관계자에 대한 우선순위 부여에도 도움을 준다(더 필수적인 이해관계자).  

이해관계자 파일은 프로젝트 동안 이해관계자 커뮤니케이션에 도움을 주는 기준을 제공한다. 이 중요한 문서는 특정 이해관계자를 선택한 이유, 프로젝트 범위와 관련된 목적 등을 알려준다. 다음은 이해관계자 등록부에 대한 예시다.
 
ⓒIDG

2. 각 이해관계자의 역할과 영향을 파악해 문서화
이해관계자 등록부는 각 이해관계자의 역할과 영향을 규명해 알려줘야 한다. 이런 정보를 완벽하게 만들려면 이해관계자를 분석하는 동안 수집한 정보를 활용해야 하며, 여기에 더해, 각 이해관계자를 만나 이들의 이해관계와 영향에 대해 파악해야 한다.

3. 이해관계자에 대한 우선순위 부여
이해관계자를 분석하고, 이해관계자 등록부에 각 이해관계자와 역할에 대해 문서화를 한 후, 이해관계와 영향을 토대로 이해관계자에 대한 우선순위를 부여해야 한다.

• 많은 영향을 주거나 받고, 이해관계가 높은 이해관계자는 프로젝트에서 아주 중요한 역할을 하고, 프로젝트 성공에 큰 영향을 미치는 핵심 이해관계자이다. 프로젝트 스폰서나 비즈니스 리더가 이런 이해관계자들이다.

• 많은 영향을 주거나 받지만 이해관계가 낮은 이해관계자는 지금 당장은 직접적인 이해관계가 없지만, 프로젝트 결과에 영향을 줄 수 있는 2차 리더들이 해당될 수 있다.

• 많은 영향을 주거나 받지 않지만 이해관계가 높은 이해관계자는 멘토링이나 지원 역할을 더 많이 수행한다. 즉, 직접 참여하지 않지만, 통솔하거나 파괴적인 역할을 수행할 수 있다.

• 많은 영향을 주거나 받지 않고, 이해관계가 낮은 이해관계자는 프로젝트에 영향을 주지 않으며, 프로젝트 진행 방법에 일반적인 이해관계만 있는 사람들이다. 프로젝트에 직접적 영향을 받지 않는 다른 부서에서 일하는 사람들이 여기에 해당될 수 있다.

4. 이해관계자에 대한 커뮤니케이션 계획 수립
모든 이해관계자와의 커뮤니케이션 빈도, 종류에 관해 규정한 포괄적인 커뮤니케이션 계획을 수립해야 효과적인 이해관계자 관리 계획을 수립해 이행할 수 있다. 프로젝트와 관련된 커뮤니케이션을 문서화해 추적하는 것이 아주 중요하다. 그래야 이해관계자들에게 지속해서 정보를 제공하면서 프로젝트를 추진 및 발전시킬 수 있다. 프로젝트와 관련된 커뮤니케이션 계획에는 다음 내용이 포함되어야 한다.

• 커뮤니케이션 종류를 설명
• 커뮤니케이션 빈도
• 형태(이메일, 직접 대면, 전화)
• 각 커뮤니케이션 종류와 단계에 참여하는 사람들
• 커뮤니케이션을 위한 전파 및 배부
• 최종 결과물
• 각 커뮤니케이션의 책임자
 
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이해관계자 관리 베스트 프랙티스
이해관계자 관리 계획을 개발하는 것에 추가, 이해관계자 관리에 도움을 주는 일부 베스트 프랙티스를 활용할 수 있다. 프로젝트 관리자는 이해관계자 관리 계획이 의도한 대로 기능하도록 만들기 위해, 투명성과 통합성, 명확성, 일정과 관련된 실천사항들을 실천할 필요가 있다는 점을 인식해야 한다.

투명성: 투명성은 신뢰 구축에 도움을 주기 때문에 이해관계자 관리에 아주 중요한 역할을 한다. 투명성은 리더의 의도를 직접적으로 알려주고, 이해관계자들이 프로젝트를 수용해 동참할지 결정하는 데 도움을 준다.

명확성: 유능한 프로젝트 리더는 명확히 커뮤니케이션해서, 복잡한 것을 간단하게 만든다. 명확성은 여러 이해관계자가 집중하고 과업에 참여해 프로젝트를 제 궤도로 용이하게 추진하는 데 도움을 준다.

통합성: 팀이 분산되는 추세기 때문에, 통합이 매우 중요해지는 추세다. 의견과 경험, 배경, 성별, 혜택, 기타 요소들에 차이가 있을 수 있다. 통합성은 이런 차이에 상관없이 특정 이해관계자를 위해 양보를 하지 않으면서 전사적으로 공정하고 공평하게 프로젝트를 추진할 수 있도록 도와준다. 

* Moira Alexander는 ‘LEAD or LAG: Linking Strategic Project Management & Thought Leadership’의 저자이자, 리드 허 십 그룹(Lead-Her-Ship Group) 설립자다. ciokr@idg.co.kr 
 



2020.03.10

프로젝트 결과에 득이 되는 '이해관계자 관리 계획 4단계'

Moira Alexander | CIO
‘이해관계자 관리’는 PM이 생각하는 것보다 더 복잡할 수 있다. 프로젝트의 영향을 받는 모든 사람과 커뮤니케이션하는 방법을 소개한다.

이해관계자 관리는 프로젝트 관리에 아주 중요한 요소 중 하나다. 이는 위험도 크지만 대신 보상도 큰 요소다. 중요한 개인과 팀 구성원에게 정보를 제공해 과업을 추진해야 프로젝트가 원활해진다. 그러나 영향을 받는 사람과 프로젝트에 영향을 주는 사람들에게 정보를 제공하지 않을 경우, 프로젝트에 문제가 발생할 수 있다.

이해관계자 관리 전략을 수립해 이행하면 개인과 팀, 프로젝트, 기업의 성과를 크게 개선할 수 있다. 다음은 프로젝트에 관여하는 사람들을 성공적으로 참여케 하고, 이들과 효과적으로 커뮤니케이션 할 수 있도록 도움을 주는 이해관계자 관리에 대한 ‘안내서’다.
 
ⓒGetty Images Bank

이해관계자 관리
이해관계자 관리란 프로젝트 결과에 영향을 받거나, 여기에 영향을 줄 수 있는 개인과 팀원, 부서, 내외부 관계자를 참여시키기 위한 프로젝트 관리 프로세스 중 하나다. 디지털 마케팅 프로젝트를 예로 들면, 프로젝트 스폰서, 마케팅팀원, 고객, 검색 엔진 최적화 전문가, 외부 소프트웨어 업체가 이런 이해관계자가 될 수 있다.

이해관계자 관리는 프로젝트 관리 분야에서 공식적으로 사용되는 개념이자 용어지만, 역할의 본질이 제대로 반영되어 있지 않은 용어이기도 하다. 이해관계자 관리는 ‘관리’보다는 이해관계자와의 커뮤니케이션, 영향, 멘토링과 더 관련성이 높은 용어다.

이해관계자를 제대로 관리하면 많은 혜택을 누릴 수 있다. 이 가운데 일부를 소개한다.

이해관계자 관리가 제공하는 혜택 
이해관계자 관리 계획 수립 방법을 파악하기 전, 이것이 제공하는 혜택 가운데 일부를 알아보는 것이 중요하다. 이해관계자 관리 계획은 참여, 명확성, 성과를 강화하며 프로젝트 위험을 줄이는 데 도움을 준다.

1. 역할 명확성 및 프로젝트 집중력 향상
이해관계자에 대한 계획은 프로젝트 관리자가 관련 프로젝트에 관여하는 각 부류의 이해관계자에 대해 현실적인 기대사항을 수립하고, 역할을 더욱 명확히 하는 데 도움을 준다. 이는 이해관계자의 집중과 생산성 향상에 도움을 준다. 이해관계자가 자신의 역할과 다른 사람들의 역할이 무엇인지 잘 알 때, 프로젝트를 시작할 당시에 예상한 기간 및 예산 범위 안에서 잘 마무리될 가능성이 커진다. 

2. 인게이지먼트 강화
일상 업무가 많거나 여러 프로젝트에 관여하고 있을 때를 중심으로, 이해관계자들을 프로젝트에 참여케 하고 몰입시키기가 매우 어려울 수 있다. 이해관계자에게는 참여 및 몰입할 수 있는 근거와 명분이 필요하다. 여기에 요구되는 것이 프로젝트가 어떤 영향을 주고, 일상 역할에 어떤 혜택을 줄지 설명해주는 계획이다. 이해관계자들이 이를 더 명확히 이해하고, 집중해야 전체 프로젝트에 적절히 참여해 성과를 일궈낼 확률이 높아진다.

3. 위험 경감
역할에 대한 명확성과 인게이지먼트(참여 및 몰입)를 강화하면 마찰과 위험을 줄일 수 있다. 프로젝트에서 가장 큰 도전과제는 프로젝트 성과에 부정적인 영향을 줄 수 있는 위험을 줄이는 방법이다. 명확하게 개발되고 이행된 이해관계자 관리 계획은 모든 이해관계자를 계속 동참시켜, 이런 도전과제를 극복할 준비를 하도록 만드는 데 도움을 준다. 이해관계자들이 동일한 목표를 위해 노력하면, 위험을 효과적으로 경감시킬 수 있다.

이 밖에도 다른 혜택들이 많다. 프로젝트와 관련된 혜택 각각을 파악해서 이해관계자 관리 전략을 수립하기 시작할 수 있다.

이해관계자 관리 계획
4가지 핵심 단계로 견고한 이해관계자 관리 계획을 수립할 수 있다. 그 출발점은 이해관계자, 이들의 역할, 영향에 대해 파악하는 것이다.

1. 이해관계자 파악
이해관계자를 분석해 프로젝트에 참여시켜야 하는 이해관계자 명단을 만들어야 한다. 분석으로 파악한 결과를 이해관계자 명단이라는 문서로 정리해야 한다. 여기에는 이해관계자의 이름, 현재 역할, 프로젝트에서의 역할, 연락처 정보, 프로젝트 성과에 미치는 영향을 포함해야 한다. 이해관계자 파악에 유용한 방법 중 하나는 이해관계자 분석 도구를 사용하는 것이다. 이는 이해관계자에 대한 우선순위 부여에도 도움을 준다(더 필수적인 이해관계자).  

이해관계자 파일은 프로젝트 동안 이해관계자 커뮤니케이션에 도움을 주는 기준을 제공한다. 이 중요한 문서는 특정 이해관계자를 선택한 이유, 프로젝트 범위와 관련된 목적 등을 알려준다. 다음은 이해관계자 등록부에 대한 예시다.
 
ⓒIDG

2. 각 이해관계자의 역할과 영향을 파악해 문서화
이해관계자 등록부는 각 이해관계자의 역할과 영향을 규명해 알려줘야 한다. 이런 정보를 완벽하게 만들려면 이해관계자를 분석하는 동안 수집한 정보를 활용해야 하며, 여기에 더해, 각 이해관계자를 만나 이들의 이해관계와 영향에 대해 파악해야 한다.

3. 이해관계자에 대한 우선순위 부여
이해관계자를 분석하고, 이해관계자 등록부에 각 이해관계자와 역할에 대해 문서화를 한 후, 이해관계와 영향을 토대로 이해관계자에 대한 우선순위를 부여해야 한다.

• 많은 영향을 주거나 받고, 이해관계가 높은 이해관계자는 프로젝트에서 아주 중요한 역할을 하고, 프로젝트 성공에 큰 영향을 미치는 핵심 이해관계자이다. 프로젝트 스폰서나 비즈니스 리더가 이런 이해관계자들이다.

• 많은 영향을 주거나 받지만 이해관계가 낮은 이해관계자는 지금 당장은 직접적인 이해관계가 없지만, 프로젝트 결과에 영향을 줄 수 있는 2차 리더들이 해당될 수 있다.

• 많은 영향을 주거나 받지 않지만 이해관계가 높은 이해관계자는 멘토링이나 지원 역할을 더 많이 수행한다. 즉, 직접 참여하지 않지만, 통솔하거나 파괴적인 역할을 수행할 수 있다.

• 많은 영향을 주거나 받지 않고, 이해관계가 낮은 이해관계자는 프로젝트에 영향을 주지 않으며, 프로젝트 진행 방법에 일반적인 이해관계만 있는 사람들이다. 프로젝트에 직접적 영향을 받지 않는 다른 부서에서 일하는 사람들이 여기에 해당될 수 있다.

4. 이해관계자에 대한 커뮤니케이션 계획 수립
모든 이해관계자와의 커뮤니케이션 빈도, 종류에 관해 규정한 포괄적인 커뮤니케이션 계획을 수립해야 효과적인 이해관계자 관리 계획을 수립해 이행할 수 있다. 프로젝트와 관련된 커뮤니케이션을 문서화해 추적하는 것이 아주 중요하다. 그래야 이해관계자들에게 지속해서 정보를 제공하면서 프로젝트를 추진 및 발전시킬 수 있다. 프로젝트와 관련된 커뮤니케이션 계획에는 다음 내용이 포함되어야 한다.

• 커뮤니케이션 종류를 설명
• 커뮤니케이션 빈도
• 형태(이메일, 직접 대면, 전화)
• 각 커뮤니케이션 종류와 단계에 참여하는 사람들
• 커뮤니케이션을 위한 전파 및 배부
• 최종 결과물
• 각 커뮤니케이션의 책임자
 
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이해관계자 관리 베스트 프랙티스
이해관계자 관리 계획을 개발하는 것에 추가, 이해관계자 관리에 도움을 주는 일부 베스트 프랙티스를 활용할 수 있다. 프로젝트 관리자는 이해관계자 관리 계획이 의도한 대로 기능하도록 만들기 위해, 투명성과 통합성, 명확성, 일정과 관련된 실천사항들을 실천할 필요가 있다는 점을 인식해야 한다.

투명성: 투명성은 신뢰 구축에 도움을 주기 때문에 이해관계자 관리에 아주 중요한 역할을 한다. 투명성은 리더의 의도를 직접적으로 알려주고, 이해관계자들이 프로젝트를 수용해 동참할지 결정하는 데 도움을 준다.

명확성: 유능한 프로젝트 리더는 명확히 커뮤니케이션해서, 복잡한 것을 간단하게 만든다. 명확성은 여러 이해관계자가 집중하고 과업에 참여해 프로젝트를 제 궤도로 용이하게 추진하는 데 도움을 준다.

통합성: 팀이 분산되는 추세기 때문에, 통합이 매우 중요해지는 추세다. 의견과 경험, 배경, 성별, 혜택, 기타 요소들에 차이가 있을 수 있다. 통합성은 이런 차이에 상관없이 특정 이해관계자를 위해 양보를 하지 않으면서 전사적으로 공정하고 공평하게 프로젝트를 추진할 수 있도록 도와준다. 

* Moira Alexander는 ‘LEAD or LAG: Linking Strategic Project Management & Thought Leadership’의 저자이자, 리드 허 십 그룹(Lead-Her-Ship Group) 설립자다. ciokr@idg.co.kr 
 

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