2012.09.18

IT 전문가를 위한 10가지 시간관리 팁

Rich Hein | CIO

대부분 사람들은 일상 생활 속에서 자연스레 시간 관리를 배운다. 하지만 다른 것과 마찬가지로, 시간관리 역시 노력할수록 효율이 올라간다.

단기적, 혹은 장기적 목표를 달성하려면 효율적으로 시간을 관리해 가족 행사는 물론 일의 우선 순위를 정하고 약속시간, 이메일, 프로젝트 등을 관리할 수 있어야 한다. 어떻게 하면 효율적으로 시간을 사용할 수 있을까? 시간 관리는 성실한 자세로 조금만 노력하면 얼마든지 갈고 닦을 수 있는 분야다.

바쁜 일과 속에서 더 많은 일을 해 내야 하는 이들을 위해, CIO닷컴이 강력한 시간관리 노하우를 모아봤다.

1. 시간 관리의 열쇠는 계획 세우기: 목록 작성과 도구 사용
현대인들은 놀라울 정도로 빠른 페이스로 일을 한다. 따라서 스케줄을 놓치거나 실수하지 않으려면 해야 할 일과 생각을 문서화 해 정리해두는 수 밖에 없다. 리스트를 작성할 때는 최대한 많은 것을 기억해 내고 적는 것이 좋다. 그래야 나중에 하던 일을 다시 시작해도 금새 따라잡을 수 있다.

요즘은 대부분 태블릿이나 스마트폰, 혹은 노트북이 있게 마련이다. 그리고 이들 기기들은 대게 내장된 시간관리 프로그램이 한두 개쯤 있게 마련인데, 사실 이 프로그램들을 잘 활용하지 못하고 있는 경우도 많다.

예를 들어, 아웃룩에는 캘린더를 비롯해 할 일 목록 및 노트 등을 저장할 수 있는 태스크(tasks) 기능이 있다. 계획을 세우거나 약속을 기억하는 데 매우 유용하다. 아이패드 및 안드로이드 기기 모두 노트 및 캘린더 내장 프로그램을 지니고 있으며, 그 외에도 앱스토어에서 수천 종류가 넘는 시간 관리 앱을 다운받을 수 있다.

만일 모바일 기기가 없는 사람이라면, 공책이나 작은 메모지를 들고 다니는 것도 좋다. 수단이 무엇이 됐든, 중요한 건 당신의 일정 및 생각을 체계적으로 정리할 수 있어야 한다는 것이다.

그렇다면 언제 리스트를 작성하고 정리하는 게 좋을까? 한 가지 방법은 업무가 끝난 후에 할 일 목록을 정리하는 것이다. 그 날 일어났던 일들을 돌이켜 보고 다음날 해야 할 일을 정리하는 것이다. 그렇게 하면 밤에 내일 할 일 걱정에 잠 못 드는 일이 줄어들 것이다.

또 다른 방법은 개인적인 일과 업무를 모두 포함한 리스트를 작성하는 것이다. 리스트를 다 작성하고 나면, 한번 쭉 훑어 보면서 약속을 잡을 일은 없는지, 다른 사람에게 맡겨도 될 일은 아닌지, 과연 이 미팅이 꼭 필요한 것인지 등을 재고해 봐야 한다.

리스트가 너무 길어지면 체계성을 잃게 된다. 이런 상황은 반드시 피해야 한다. 할 일들을 미리 분류해 두자. 또, 필요할 때 바로 볼 수 있게 목록을 문서화 해두는 것도 필요하다.

2. 멀티태스킹은 비효율적이다
오하이오 주립 대학(Ohio State University) 커뮤니케이션 학과 조교수이자 연구원인 젱 왕은 최근 허핑턴 포스트지에 기고한 글에서 멀티태스킹에 대한 자신의 생각을 다음과 같이 밝혔다.

“개중에는 멀티 태스킹을 통해 생산성이 높아진다고 믿는 사람들이 있다. 그렇지만 이는 멀티태스킹을 통해 느끼게 되는 긍정적 감정을 잘못 해석한 결과다. 멀티태스킹은 생산성을 증진시키지 않는다. 그저 업무에 대한 감정적 만족도가 높아지는 것일 뿐이다.”

일반적으로, 사람은 한 번에 한가지 일에 집중할 때 더 효율적으로 일할 수 있다. 흔히 말하듯, 다섯 가지 일을 중구난방으로 시작하기 보다는 한 가지라도 제대로 끝을 보는 것이 낫다.

3. 우선 순위를 정하라
할 일 리스트를 작성한 후에는 가장 중요한 일 몇 가지를 골라라. 그리고 하루 중 가장 정신이 맑고 활발한 시간에 중요한 일이나 깊은 생각을 요하는 일을 처리해야 한다.

대게 사람이 가장 집중력이 높아지는 시간은 아침이지만, 누군가는 모두가 퇴근한 오후 시간이 더 집중에 적합한 시간일 수도 있다. 자신만의 시간을 잘 찾아야 한다.

4. 목표와 데드라인을 정하라
업무나 프로젝트 등에는 반드시 정해진 데드라인 및 구체적 목표가 있어야 한다. 그래야만 현재 일 진행 상태와 성공 여부 등을 확인할 수 있다.

특히 데드라인을 정해두는 것은 프로젝트나 업무 결과에 큰 영향을 미친다. 현실적인 데드라인을 정해두지 않으면, 그 일은 곧 당신에게 큰 스트레스가 될 것이다. 스스로에게, 또 팀원에게 일을 마칠 충분한 시간을 주지 않을 경우 모든 이가 상당한 부담감에 시달릴 수 밖에 없다.

따라서 언제나 스스로에게 약간의 여유 시간을 줘서 불필요한 스트레스를 피하는 것을 권한다. 그리고 데드라인을 지키는 일은 결국 짧은 시간 안에 더 많은 일을 끝낼 수 있도록 해줄 것이다.

‘스마트’(SMART)한 목표를 세우는 기준은 다음과 같다.

2012.09.18

IT 전문가를 위한 10가지 시간관리 팁

Rich Hein | CIO

대부분 사람들은 일상 생활 속에서 자연스레 시간 관리를 배운다. 하지만 다른 것과 마찬가지로, 시간관리 역시 노력할수록 효율이 올라간다.

단기적, 혹은 장기적 목표를 달성하려면 효율적으로 시간을 관리해 가족 행사는 물론 일의 우선 순위를 정하고 약속시간, 이메일, 프로젝트 등을 관리할 수 있어야 한다. 어떻게 하면 효율적으로 시간을 사용할 수 있을까? 시간 관리는 성실한 자세로 조금만 노력하면 얼마든지 갈고 닦을 수 있는 분야다.

바쁜 일과 속에서 더 많은 일을 해 내야 하는 이들을 위해, CIO닷컴이 강력한 시간관리 노하우를 모아봤다.

1. 시간 관리의 열쇠는 계획 세우기: 목록 작성과 도구 사용
현대인들은 놀라울 정도로 빠른 페이스로 일을 한다. 따라서 스케줄을 놓치거나 실수하지 않으려면 해야 할 일과 생각을 문서화 해 정리해두는 수 밖에 없다. 리스트를 작성할 때는 최대한 많은 것을 기억해 내고 적는 것이 좋다. 그래야 나중에 하던 일을 다시 시작해도 금새 따라잡을 수 있다.

요즘은 대부분 태블릿이나 스마트폰, 혹은 노트북이 있게 마련이다. 그리고 이들 기기들은 대게 내장된 시간관리 프로그램이 한두 개쯤 있게 마련인데, 사실 이 프로그램들을 잘 활용하지 못하고 있는 경우도 많다.

예를 들어, 아웃룩에는 캘린더를 비롯해 할 일 목록 및 노트 등을 저장할 수 있는 태스크(tasks) 기능이 있다. 계획을 세우거나 약속을 기억하는 데 매우 유용하다. 아이패드 및 안드로이드 기기 모두 노트 및 캘린더 내장 프로그램을 지니고 있으며, 그 외에도 앱스토어에서 수천 종류가 넘는 시간 관리 앱을 다운받을 수 있다.

만일 모바일 기기가 없는 사람이라면, 공책이나 작은 메모지를 들고 다니는 것도 좋다. 수단이 무엇이 됐든, 중요한 건 당신의 일정 및 생각을 체계적으로 정리할 수 있어야 한다는 것이다.

그렇다면 언제 리스트를 작성하고 정리하는 게 좋을까? 한 가지 방법은 업무가 끝난 후에 할 일 목록을 정리하는 것이다. 그 날 일어났던 일들을 돌이켜 보고 다음날 해야 할 일을 정리하는 것이다. 그렇게 하면 밤에 내일 할 일 걱정에 잠 못 드는 일이 줄어들 것이다.

또 다른 방법은 개인적인 일과 업무를 모두 포함한 리스트를 작성하는 것이다. 리스트를 다 작성하고 나면, 한번 쭉 훑어 보면서 약속을 잡을 일은 없는지, 다른 사람에게 맡겨도 될 일은 아닌지, 과연 이 미팅이 꼭 필요한 것인지 등을 재고해 봐야 한다.

리스트가 너무 길어지면 체계성을 잃게 된다. 이런 상황은 반드시 피해야 한다. 할 일들을 미리 분류해 두자. 또, 필요할 때 바로 볼 수 있게 목록을 문서화 해두는 것도 필요하다.

2. 멀티태스킹은 비효율적이다
오하이오 주립 대학(Ohio State University) 커뮤니케이션 학과 조교수이자 연구원인 젱 왕은 최근 허핑턴 포스트지에 기고한 글에서 멀티태스킹에 대한 자신의 생각을 다음과 같이 밝혔다.

“개중에는 멀티 태스킹을 통해 생산성이 높아진다고 믿는 사람들이 있다. 그렇지만 이는 멀티태스킹을 통해 느끼게 되는 긍정적 감정을 잘못 해석한 결과다. 멀티태스킹은 생산성을 증진시키지 않는다. 그저 업무에 대한 감정적 만족도가 높아지는 것일 뿐이다.”

일반적으로, 사람은 한 번에 한가지 일에 집중할 때 더 효율적으로 일할 수 있다. 흔히 말하듯, 다섯 가지 일을 중구난방으로 시작하기 보다는 한 가지라도 제대로 끝을 보는 것이 낫다.

3. 우선 순위를 정하라
할 일 리스트를 작성한 후에는 가장 중요한 일 몇 가지를 골라라. 그리고 하루 중 가장 정신이 맑고 활발한 시간에 중요한 일이나 깊은 생각을 요하는 일을 처리해야 한다.

대게 사람이 가장 집중력이 높아지는 시간은 아침이지만, 누군가는 모두가 퇴근한 오후 시간이 더 집중에 적합한 시간일 수도 있다. 자신만의 시간을 잘 찾아야 한다.

4. 목표와 데드라인을 정하라
업무나 프로젝트 등에는 반드시 정해진 데드라인 및 구체적 목표가 있어야 한다. 그래야만 현재 일 진행 상태와 성공 여부 등을 확인할 수 있다.

특히 데드라인을 정해두는 것은 프로젝트나 업무 결과에 큰 영향을 미친다. 현실적인 데드라인을 정해두지 않으면, 그 일은 곧 당신에게 큰 스트레스가 될 것이다. 스스로에게, 또 팀원에게 일을 마칠 충분한 시간을 주지 않을 경우 모든 이가 상당한 부담감에 시달릴 수 밖에 없다.

따라서 언제나 스스로에게 약간의 여유 시간을 줘서 불필요한 스트레스를 피하는 것을 권한다. 그리고 데드라인을 지키는 일은 결국 짧은 시간 안에 더 많은 일을 끝낼 수 있도록 해줄 것이다.

‘스마트’(SMART)한 목표를 세우는 기준은 다음과 같다.

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