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How To / 리더십|조직관리 / 애플리케이션

'정보 과부하?' 팀 협업 앱을 길들이는 5가지 요령

2019.12.04 Matthew Finnegan  |  Computerworld


데클리치는 “일대일 채팅은 두뇌 CPU 사이클 중 많은 시간을 소요할 수 있으며, @ 언급이 적용된 다중 사용자 방을 사해 여러 사람이 같은 메시지를 보게 하라. 비밀스러운 이야기가 아니라면 전사적 채팅방 사용은 동시 통신 채널의 수를 줄이는 좋은 수단이다”라고 말했다.

하지만 여러 채널의 대화를 추적하려면 시간이 소요될 수 있다. 구독할 채널과 그룹 채팅을 잘 선택해야 한다. 데클리치는 “신호-소음 비율이 낮은 채팅방은 나가거나 팔로우를 취소하고, 반드시 보아야 할 것이 있다면 누군가 자신을 언급할 것이다. 대화 유형에 따라 채팅이 최선이 아닐 수 있다. 느린 협업은 이메일을 사용하거나 클라우드 문서 서비스를 사용하자”라고 권고했다.

채널 또는 그룹에서 영원히 떠나고 싶지는 않다면 가끔 일시적으로 알림을 소거할 수 있다. 경영컨설팅회사 포인트 B의 기술 컨설턴트 크리스 울드릭스는 “개인 사용자로써 알림 설정을 필요에 따라 바꾸는 것이 중요하다. 스스로에게 지금 당장 알아야 할 것이 무언지에 관해 질문하라”라고 말했다. 

예를 들어, 누군가 자신을 언급하거나 관심이 있는 특정 채널에 활동이 있을 때를 기반으로 모바일 및 데스크톱 알림을 설정할 수 있다. 울드릭스는 “지금 당장 알 필요가 없는 것은 시간이 있을 때 자신의 활동 피드에서 확인할 수 있다”고 덧붙였다.

4. 앱 전환을 지양하라

정보 과부하 외에 일부 사용자는 앱 과부하에 직면하고 있다. 그리고 앱을 전환하다 보면 명확하고 효율적인 소통에 방해가 될 수 있다. 확실한 해결책은 앱 전환을 지양하는 것이지만 말처럼 쉽지 않을 때가 많다. 기업은 직원의 의사소통을 위해 여러 툴에 의존하는 경우가 많기 때문에 여러 곳에서 대화가 이루어진다.

하이네마이어 한슨은 “계속 새로운 툴이 등장하고 있다. 많은 기업이 하나 이상의 커뮤니케이션 및 생산성 툴을 보유하고 있으며, 트렐로부터 슬랙, 드롭박스, 구글 문서도구 등을 사용할 수 있다. 이렇게 많은 툴을 항상 사용하는 것은 직원들에게 스트레스가 된다. 정보가 어디 있겠는가? 모든 것에 산재되어 있다”라고 말했다.

로그미인이 올 해 초 미국 내 2,000명의 사무직 종사자를 대상으로 실시한 설문조사에서 직원 중 54%가 동시에 최소 5개의 프로그램을 실행하고 있었으며, 56%는 동료와의 연결성을 유지하기 위해 최소 3개의 도구를 사용하는 것으로 나타났다. 이로 인해 생산성이 낮아질 수 있다. 응답자 중 56%는 앱을 전환하느라 시간을 낭비하고 있다고 느꼈다.

로그미인의 UC 및 협업 책임자인 마크 스트라스만은 “직원은 중앙의 한 곳에 집중해 모든 의사소통을 처리하지 못하고 여러 작업을 위한 여러 솔루션을 전환하느라 시간을 낭비하고 있다”며, “그 결과, 현재 근로자 중 약 60%가 여러 작업을 위해 앱을 전환하느라 시간을 낭비한다고 느낀다”고 지적했다.

많은 앱이 실제로 일을 하지 않으면서 바쁜 느낌을 줄 수 있다. 따라서 협업 도구를 사용하는 방식에 집중하고 효과적으로 하고 있는지 판단해야 한다. 워크플로 자동화 소프트웨어 솔루션 업체인 닌텍스(Nintex)의 기술 에반젤리스트 테리 심슨은 “실제로 별 소득 없이 이메일, 앱, IM, 기타 온갖 소프트웨어 도구로 인해 ‘바쁘기’ 십상이다. 결국 스스로 살펴보고 정말로 바쁜지, 비즈니스 진행에 도움이 되는 무엇인가를 달성했는지 살펴보아야 한다. 이런 집중력을 유지하는 것이 핵심이다”라고 말했다.

잦은 앱 전환을 방지하기 위한 소프트웨어 솔루션 업체의 시도도 이어지고 있다. 협업 도구의 이점 중 하나는 다른 소통, 생산성, 영업 부문 앱과 연결하는 기능이다. 예를 들어, 슬랙은 앱 스토어에 1,500개 이상의 서드파티 애플리케이션 통합 기능이 있으며, 경쟁 제품인 마이크로소프트 팀즈,시스코 웹엑스 팀즈, 구글 행아웃 챗 등은 정기적으로 자체 통합 기능에 추가하고 있다. 그 결과, 협업 툴 간의 심도 깊은 상호연결성이 기대된다. 사실, 여러 솔루션 업체가 디지털 업무의 중앙 허브가 되기 위해 치열하게 경쟁하고 있다. 예를 들어, 드롭박스는 최근 문서를 중심으로 하는 협업을 뒷받침하기 위해 핵심 애플리케이션을 재정비했으며, 이를 통해 시장의 방향성을 알 수 있다.

서드파티 통합 기능을 통해 사용자는 트렐로나 아사나(Asana) 등의 업무 관리 도구에 정보 추가, 드롭박스, 구글 드라이브, 박스(Box) 파일 미리 보기, 한 번의 클릭으로 줌(Zoom) 또는 블루진스(BlueJeans)에서 화상회의 시작하기 등 일련의 작업을 앱을 전환하지 않고 수행할 수 있다. 또한 슬랙은 최근 사용자들이 애플리케이션에서 직접 이메일 사용자와 소통하도록 할 것이라고 발표했다.

잘 연결된 협업 앱이 있다고 다른 툴로 전환할 필요가 없어지는 것은 아니지만, 사용자에 대한 요구사항을 줄이는데 도움이 될 수 있어 사용자가 제공되는 통합 기능을 획득하고 사용해 볼 수 있다는 점이 중요하다.

리베라는 “일반적으로 중단 후 업무로 복귀하는데 걸리는 시간이 23분이다. 앱을 전환해야 한다면(실행, 비밀번호 입력, 다른 UX에 적응) 단순한 작업을 직관적이고 효율적으로 완수하기가 매우 어려워진다. 우리는 이 문제를 줄이기 위해 더 많은 ‘일원화된’ 작업환경 경험이 필요하다. 시간은 소중하다. 이런 협업 도구에 서드파티 앱을 통합하면 산만함을 줄이고 집중력과 효율성을 높일 수 있다”고 강조했다.
 

5. 멀티태스킹이 아니라 싱글태스킹에 집중하라

과거에는 멀티태스크 능력이 환영 받았지만, 스탠포드대학교의 연구에 따르면 멀티태스킹이 실제로 효율적이지 않으며 인간에게 그다지 적합하지 않을 수 있는 것으로 나타났다. 한 번에 하나의 작업에 적절히 집중하는 것이 더욱 생산적이고 스트레스가 적은 접근방식이 될 수 있다. 

타라 AI의 CEI 이바 마수드는 “특정 시점에 싱글 태스킹에 집중하면 ‘집중력’을 지킬 수 있다”라고 강조했다. 하지만 집중력이 필요한 작업 및 팀 관련 알림의 다양성으로 인해 한 번에 하나의 작업에 집중하려면 의지가 필요하다. 마수드는 “싱글 태스킹은 하중 함수이며, 실제로 일정 수준의 집중력을 가능하게 하고 다음 단계로 이동하기 전에 한 영역에서 20분 간격으로 집중할 수 있다”고 설명했다.

이 결정은 훈련이 필요하다. 로그미인의 젠타일은 의도적으로 하나의 작업에 집중하는 시간을 할애하는 ‘타임박싱(Timeboxing)’이라는 시간 관리 기법을 추천한다. 젠타일은 “프로젝트를 완수하기 위해 스스로 사전에 결정된 양의 시간을 할당함으로써 작업을 완료하는 더욱 효율적인 방법을 찾기 바란다. 집중하고 시의 적절하게 작업을 완료할 동기를 부여하며 덜 중요한 항목에 시간을 낭비하지 않는데 도움이 된다”고 말했다.  editor@itworld.co.kr
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