2019.12.04

'정보 과부하?' 팀 협업 앱을 길들이는 5가지 요령

Matthew Finnegan | Computerworld
슬랙과 마이크로소프트 팀즈 같은 이메일, 비디오 및 메시지 앱을 통해 시간에 관계없이 동료와 손쉽게 협업할 수 있다. 이들 앱의 모바일 버전을 이용하면 실제로 어느 때라도 DM에 신속하게 답변하고 단체 대화를 따라가거나 파일을 금방 편집할 수 있다.

하지만 이런 사용 편의성이 문제가 될 수 있다. 업무 시작 전, 업무 중, 업무 종료 후에도 빗발치는 알림에 압도될 수 있으며, 이는 생산성이나 스트레스 수준에 나쁜 영향을 미친다.
 
ⓒ GettyImagesBank

여러 연구에 따르면, 중단 후 작업에 다시 몰입하기까지 20분 이상이 소요될 수 있으며, 멀티태스킹이 생산성을 40%나 떨어뜨릴 수 있다. 협업 업무 부하의 증가는 극도의 피로감으로 이어질 수 있다. 세계보건기구(WHO)는 최근 이를 직업 현상(Occupational Phenomenon)으로 인정했으며, 현대적인 의사소통의 상시성을 이런 문제의 요소 중 하나로 보았다.

가트너의 애널리스트 그레이그 로스는 최근 블로그 포스트를 통해 정보 과부하는 복잡한 문제이며, 기대치가 과도한 관리자, 중복 도구를 배치하는 IT 부서, 사람들의 관심을 잘 끄는 앱을 개발하는 솔루션 업체 등 다양한 원인이 언급되고 있다.

하지만 사용자는 최소한 협업 소음을 줄이고 떠들썩한 동료들을 잠재우며, 실제로 업무를 처리하기 위해 조치를 취할 수 있다. 이 5가지 요령이 도움이 될 것이다.
 

1. 앱의 방해금지 모드를 사용하라

원치 않는 소음을 줄이는 가장 쉬운 방법은 협업의 스누즈(Snooze) 버튼을 누르고 앱을 일시적으로 ‘무음’으로 설정하는 것이다. 대부분의 앱은 방해금지 기능이 있어 사용자가 특정 작업을 완료하는 데 집중해야 할 때 켤 수 있다.

마이크로소프트 팀즈의 제품 마케팅 관리자 마리사 살라자르는 “가끔은 소음을 끄고 스스로 작업에 100% 집중해야 할 때를 아는 것이 중요하다. 팀즈의 명령 표시줄에 있는 /dnd는 내 상태를 방해금지로 설정하여 알림을 끄고 팀에게 내가 프로젝트에 집중하고 있음을 알려준다”라고 말했다.

실제로 집중하기 위해 일일 일정에서 시간을 따로 할애하는 것이 중요하며, 심지어 업무를 처리하기 위해 조용한 곳을 찾을 수도 있다.

협업 소프트웨어 업체인 로그미인(LogMeIn)의 제품 마케팅 책임자 폴 젠타일은 “업무에 방해를 받지 않기 위해 일정에서 1~2시간을 할애하면 최고의 창의성과 생산성을 달성할 수 있다. 방해를 피하기 위해 개인용 회의실 등의 조용한 공간을 선택하고 모든 채팅/이메일 알림을 끈다”라고 말했다.

아직도 보고서를 완성하는 동안 중요한 메시지를 놓칠까 걱정되는가? 알림이 스누즈 되어 있다 하더라도 동료들이 원한다면 일시적인 비연결 상태에서 찾을 수 있는 다양한 도구가 있다. UC 소트웨어 솔루션 ㅇㅊ업체 8x8의 CPO(Chief Product Officer) 데잔 데클리치는 “비상 사태가 발생하는 경우 팀은 나에게 연락을 취할 방법을 찾을 것이다. 더욱 강력한 대안은 단순히 팀 메시지 앱을 끝내고 휴대전화를 DND 모드로 설정하는 것이다”라고 말했다.

즉, ‘집중’하는 시간에 동료들에게 관련된 정보를 제공하는 것이 중요하다. 컨설팅 기업 아바나드(Avanade)의 CEO(Chief Experience Officer) 피터 리베라는 “핵심은 자신이 능동적인 팀에 속해 있고 상호간의 만료일에 맞추어 협업할 때 언제 집중할지에 대해 투명하게 알리는 것이다. 그리고 일종의 비상 버튼(비상 상황 시 동료가 찾을 수 있는 SMS)이 있어야 한다. 그렇게 하면 ‘집중’하면서도 100% 사라지지 않을 수 있다”라고 말했다.
 

2. 특정 업무 시간에 알림을 제한하라

디지털 워크플레이스 툴의 등장은 전 세계의 팀을 연결하는데 필수가 되었다. 다양한 지역에 인력이 부산되어 있는 조직은 한 지역의 대화가 시간대가 다른 지역의 직원들이 퇴근한 후 한참이 지나 이어질 수 있기 때문에 스마트폰이 밤 늦게 또는 아침 일찍 메시지 때문에 울릴 수 있다.

팀 채팅 기능이 포함된 업무 관리 툴을 공급하는 베이스캠프(Basecamp)의 공동 설립자 겸 CTO 데이비드 하이네마이어 한슨은 “직원이 개인용 스마트폰에 채팅 도구를 설치하면 업무 중인 누군가가 모두가 참여하고 있는 채팅방에서 메시지를 보내고 밤 9시에 알림 온다. 끔찍하다”라고 말했다.

직장에서 커뮤니케이션 및 협업 기술이 보편화되면서 최근 ‘끊을 권리’가 관심 주제가 되었다. 프랑스의 입법자들은 직원이 업무 외 시간에 이메일에 답신하도록 요구하는 것을 금지하기에 이르렀으며, 독일에서는 폭스바겐과 다임러 등의 대기업이 일부 직원에 대해 이메일 차단 기능을 자발적으로 도입해 휴가 중인 직원의 메시지를 자동으로 삭제하기도 한다. 미국 뉴욕시도 유사한 제한이 제안되었지만 빌 드 블라시오 시장 행정부는 이를 비현실적인 것으로 여겼다.

사용자가 커뮤니케이션에 대한 통제권을 요구하면서 협업 소프트웨어 업체들은 특정 시간대에 자동으로 알림을 끄는 기능을 추가했다. 예를 들어, 슬랙은 관리자가 모든 직원이 동료에게 방해를 받지 않도록 무음 시간을 지정할 수 있으며, 사용자는 앱 설정에서 원하는 대로 설정할 수 있다.

베이스캠프는 직원이 퇴근하면 알림을 끄는 WCW(Work Can Wait)라는 기능을 만들었다. 하이네마이어 한슨은 “회사 내의 모두와 쉽게 연락할 수 있도록 만들었기 때문이며, 그리 좋은 생각이 아닐 수도 있다. 가능하다고 해서 그렇게 해야 하는 것은 아니다”라고 덧붙였다.
 

3. 관련성 없는 채널과 그룹 채팅에서 떠나라

채팅 기반 협업 도구의 인기 기능 중 하나는 회사 중대발표부터 사회적 관심 그룹과 무작위 채팅 영역까지 특정 주제에 관한 논의를 위한 허브로 기능하는 채널이다. 채널과 그룹 채팅은 논의를 집중시킬 수 있으며 여러 개의 개인적인 대화에 참여하지 않고 더욱 광범위한 그룹에 정보를 효과적으로 전달할 수 있는 좋은 방법이다.




2019.12.04

'정보 과부하?' 팀 협업 앱을 길들이는 5가지 요령

Matthew Finnegan | Computerworld
슬랙과 마이크로소프트 팀즈 같은 이메일, 비디오 및 메시지 앱을 통해 시간에 관계없이 동료와 손쉽게 협업할 수 있다. 이들 앱의 모바일 버전을 이용하면 실제로 어느 때라도 DM에 신속하게 답변하고 단체 대화를 따라가거나 파일을 금방 편집할 수 있다.

하지만 이런 사용 편의성이 문제가 될 수 있다. 업무 시작 전, 업무 중, 업무 종료 후에도 빗발치는 알림에 압도될 수 있으며, 이는 생산성이나 스트레스 수준에 나쁜 영향을 미친다.
 
ⓒ GettyImagesBank

여러 연구에 따르면, 중단 후 작업에 다시 몰입하기까지 20분 이상이 소요될 수 있으며, 멀티태스킹이 생산성을 40%나 떨어뜨릴 수 있다. 협업 업무 부하의 증가는 극도의 피로감으로 이어질 수 있다. 세계보건기구(WHO)는 최근 이를 직업 현상(Occupational Phenomenon)으로 인정했으며, 현대적인 의사소통의 상시성을 이런 문제의 요소 중 하나로 보았다.

가트너의 애널리스트 그레이그 로스는 최근 블로그 포스트를 통해 정보 과부하는 복잡한 문제이며, 기대치가 과도한 관리자, 중복 도구를 배치하는 IT 부서, 사람들의 관심을 잘 끄는 앱을 개발하는 솔루션 업체 등 다양한 원인이 언급되고 있다.

하지만 사용자는 최소한 협업 소음을 줄이고 떠들썩한 동료들을 잠재우며, 실제로 업무를 처리하기 위해 조치를 취할 수 있다. 이 5가지 요령이 도움이 될 것이다.
 

1. 앱의 방해금지 모드를 사용하라

원치 않는 소음을 줄이는 가장 쉬운 방법은 협업의 스누즈(Snooze) 버튼을 누르고 앱을 일시적으로 ‘무음’으로 설정하는 것이다. 대부분의 앱은 방해금지 기능이 있어 사용자가 특정 작업을 완료하는 데 집중해야 할 때 켤 수 있다.

마이크로소프트 팀즈의 제품 마케팅 관리자 마리사 살라자르는 “가끔은 소음을 끄고 스스로 작업에 100% 집중해야 할 때를 아는 것이 중요하다. 팀즈의 명령 표시줄에 있는 /dnd는 내 상태를 방해금지로 설정하여 알림을 끄고 팀에게 내가 프로젝트에 집중하고 있음을 알려준다”라고 말했다.

실제로 집중하기 위해 일일 일정에서 시간을 따로 할애하는 것이 중요하며, 심지어 업무를 처리하기 위해 조용한 곳을 찾을 수도 있다.

협업 소프트웨어 업체인 로그미인(LogMeIn)의 제품 마케팅 책임자 폴 젠타일은 “업무에 방해를 받지 않기 위해 일정에서 1~2시간을 할애하면 최고의 창의성과 생산성을 달성할 수 있다. 방해를 피하기 위해 개인용 회의실 등의 조용한 공간을 선택하고 모든 채팅/이메일 알림을 끈다”라고 말했다.

아직도 보고서를 완성하는 동안 중요한 메시지를 놓칠까 걱정되는가? 알림이 스누즈 되어 있다 하더라도 동료들이 원한다면 일시적인 비연결 상태에서 찾을 수 있는 다양한 도구가 있다. UC 소트웨어 솔루션 ㅇㅊ업체 8x8의 CPO(Chief Product Officer) 데잔 데클리치는 “비상 사태가 발생하는 경우 팀은 나에게 연락을 취할 방법을 찾을 것이다. 더욱 강력한 대안은 단순히 팀 메시지 앱을 끝내고 휴대전화를 DND 모드로 설정하는 것이다”라고 말했다.

즉, ‘집중’하는 시간에 동료들에게 관련된 정보를 제공하는 것이 중요하다. 컨설팅 기업 아바나드(Avanade)의 CEO(Chief Experience Officer) 피터 리베라는 “핵심은 자신이 능동적인 팀에 속해 있고 상호간의 만료일에 맞추어 협업할 때 언제 집중할지에 대해 투명하게 알리는 것이다. 그리고 일종의 비상 버튼(비상 상황 시 동료가 찾을 수 있는 SMS)이 있어야 한다. 그렇게 하면 ‘집중’하면서도 100% 사라지지 않을 수 있다”라고 말했다.
 

2. 특정 업무 시간에 알림을 제한하라

디지털 워크플레이스 툴의 등장은 전 세계의 팀을 연결하는데 필수가 되었다. 다양한 지역에 인력이 부산되어 있는 조직은 한 지역의 대화가 시간대가 다른 지역의 직원들이 퇴근한 후 한참이 지나 이어질 수 있기 때문에 스마트폰이 밤 늦게 또는 아침 일찍 메시지 때문에 울릴 수 있다.

팀 채팅 기능이 포함된 업무 관리 툴을 공급하는 베이스캠프(Basecamp)의 공동 설립자 겸 CTO 데이비드 하이네마이어 한슨은 “직원이 개인용 스마트폰에 채팅 도구를 설치하면 업무 중인 누군가가 모두가 참여하고 있는 채팅방에서 메시지를 보내고 밤 9시에 알림 온다. 끔찍하다”라고 말했다.

직장에서 커뮤니케이션 및 협업 기술이 보편화되면서 최근 ‘끊을 권리’가 관심 주제가 되었다. 프랑스의 입법자들은 직원이 업무 외 시간에 이메일에 답신하도록 요구하는 것을 금지하기에 이르렀으며, 독일에서는 폭스바겐과 다임러 등의 대기업이 일부 직원에 대해 이메일 차단 기능을 자발적으로 도입해 휴가 중인 직원의 메시지를 자동으로 삭제하기도 한다. 미국 뉴욕시도 유사한 제한이 제안되었지만 빌 드 블라시오 시장 행정부는 이를 비현실적인 것으로 여겼다.

사용자가 커뮤니케이션에 대한 통제권을 요구하면서 협업 소프트웨어 업체들은 특정 시간대에 자동으로 알림을 끄는 기능을 추가했다. 예를 들어, 슬랙은 관리자가 모든 직원이 동료에게 방해를 받지 않도록 무음 시간을 지정할 수 있으며, 사용자는 앱 설정에서 원하는 대로 설정할 수 있다.

베이스캠프는 직원이 퇴근하면 알림을 끄는 WCW(Work Can Wait)라는 기능을 만들었다. 하이네마이어 한슨은 “회사 내의 모두와 쉽게 연락할 수 있도록 만들었기 때문이며, 그리 좋은 생각이 아닐 수도 있다. 가능하다고 해서 그렇게 해야 하는 것은 아니다”라고 덧붙였다.
 

3. 관련성 없는 채널과 그룹 채팅에서 떠나라

채팅 기반 협업 도구의 인기 기능 중 하나는 회사 중대발표부터 사회적 관심 그룹과 무작위 채팅 영역까지 특정 주제에 관한 논의를 위한 허브로 기능하는 채널이다. 채널과 그룹 채팅은 논의를 집중시킬 수 있으며 여러 개의 개인적인 대화에 참여하지 않고 더욱 광범위한 그룹에 정보를 효과적으로 전달할 수 있는 좋은 방법이다.


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