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[오피스 팁] 엑셀에서 유용한 표를 만드는 10가지 비밀

2012.07.25 Helen Bradley   |  PCWorld

엑셀의 숨겨진 레코드 기록 기능은 자동으로 표에 데이터를 입력할 수 있는 양식을 만들어준다. 
해당 기능을 사용하기 위해서는 표의 내부를 클릭한 후 레코드 기록 버튼을 클릭하여 입력창이 나타나도록 한다. 입력창의 제목은 시트명이며, 현재의 서식 데이터를 미리 보고 새로운 데이터를 추가할 수 있는 상자가 포함되어 있다. 새로운 데이터를 추가하기 위해서는 새로 만들기 를 클릭하고 관련된 텍스트 상자에 데이터를 입력한다. 서식 데이터를 보기 위해서는 이전 찾기 또는 다음 찾기를 클릭하여 한 번에 한 줄씩 이동할 수 있다. 서식을 끝내려면 닫기를 클릭한다.
 
9. 표의 데이터를 정렬하고 분류하기
엑셀의 표에서 데이터를 정렬하고 분류하는 기능은 핵심 기능이라 할 수 있다. 해당 기능을 사용하기 위해서는 표 열의 우측에 위치한 아래쪽 화살표를 클릭하고 정렬 또는 필터 옵션을 선택한다. 정렬의 경우, "오름차순"과 "내림차순"을 선택할 수 있다. 필터 옵션은 숫자, 텍스트, 날짜 등 열의 종류에 따라 달라진다.
 
엑셀에 내장된 자동필터 기능을 이용해 표의 데이터를 분류할 수 있는 사전에 설정된 필터를 선택할 수 있다.
 
그리고 나서 사전에 설정된 다양한 옵션 중에서 선택하거나 고급 필터를 선택하여 자신만의 필터를 구성하면 된다. 또는 ‘그리고’ 혹은 ‘또는’ 필터 등 복잡한 필터를 구성할 수도 있다. 예를 들어, 200,000달러 이하 또는 400,000달러 이상인 열에서 값의 위치를 설정하려면 OR 필터를 포함시켜야 한다. 이를 생성하기 위해서는 사용자 지정 필터를 선택한 후 다이알로그 영역에서 검색의 양쪽 부분을 구성하되 반드시 ‘또는’ 옵션을 선택하도록 한다. 이와 마찬가지로 2개의 열에 적용할 수 있는 ‘그리고’ 필터를 생성하여 "매출이 300,000달러 이상인 캐나다의 모든 입력값" 등의 정보를 표시하도록 할 수 있다. 이런 경우, 위치 열에서는 '캐나다'만이 표시되도록 선택할 수 있다. 매출 열에서 숫자 필터 > 사용자 지정 필터 > 이상 을 클릭하고 300000 을 입력한 후 확인을 클릭한다.
 
필터가 포함된 모든 열은 아래쪽을 향한 삼각형 대신에 필터 아이콘을 표시하기 때문에 필터의 위치를 한 눈에 파악할 수 있다. 필터를 비우기 위해서는 필터 아이콘을 클릭하고 필터 해제를 클릭하거나 홈 > 정렬 및 필터 > 지우기 를 클릭하여 표의 모든 열에서 모든 필터를 지운다.
 
10. 복수의 열에서 복잡한 ‘또는’ 검색을 생성하자
 
복수의 열에 적용된 '또는' 검색은 상대적으로 복잡하며 자동필터 옵션을 사용해서는 생성할 수 없다.
 
"캐나다의 모든 입력값 또는 매출이 200,000달러 이상인 곳" 유형의 ‘또는’ 검색은 메뉴 옵션을 이용하여 구성할 수 있는 검색 유형이다. 따라서, 반드시 다른 방법으로 이런 유형의 검색 설명을 작성해야 한다. 이를 위해서는 우선, 표의 제목행을 복사한 후 표의 아래에 몇 줄을 붙여 넣는다. 해당 제목들 아래의 Location열에서 ="=캐나다"를 입력하고 두 번째 행의 매출열에서 >200000를 입력한다. 표의 내부를 클릭한 후 데이터 > 고급 > 현재 위치에 필터를 클릭한다. 목록의 범위가 테이블의 범위와 일치하는지 확인하고 두 번째 제목 세트와 그 아래 2개의 데이터행을 포함하는 영역을 기준 범위로 설정한다. 그리고 확인 을 클릭하면 목록에 필터가 적용된다. editor@itworld.co.kr
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