2012.05.25

블로그 | 멀티태스킹 요구에 대처하는 법

Bob Lewis | InfoWorld
"내 상관은 방해(Interruption)를 이용해 방해하던 것(Interruption)을 방해한다(Interrupt)."

이것은 필자의 칼럼에 한 네티즌인 남겼던 불만사항이다. 그는 필자에게 각종 방해로 고통 받는 IT 전문인들을 글을 남겨줄 것을 요청했다.

현재 우리는 차세대 IT에 근접해 있다. IT가 과거에는 하지 않았던 것을 미래에는 하는 것이며 우리가 과거에는 익숙했지만 미래에는 하지 말아야 할 것들이 있다. 이 무시무시한 III 항목<방해(Interruption)로 방해하던 것(Interrpution)을 방해한다(Interrup)>는 기관의 무능을 초래하는 것들 중에서도 상위에 속한다.

차세대 IT는 현재나 과거의 IT보다 무능할 수 있는 형편이기 아니기 때문에 모든 CIO들은 반드시 III 효과를 예방해야 할 것이다.

방해 제거를 위한 시범
자신의 멀티태스킹 능력에 자신감을 갖고 있는 직원이나 자신의 열정을 기관의 우선순위로 착각하고 있는 관리자들로 인해 겪는 방해의 피해를 증명하고 싶다면 필자의 친구가 무료로 알려준 아래의 연습을 실시해 보기 바란다. 우선 화이트보드에 이렇게 적는다:

MULTITASK
ABCDEFGHI
123456789

그리고 각 참여자들이 이것을 종이에 필사하도록 하면서 시간을 측정한다. 그리고 같은 것을 반복하도록 하되, 첫 행의 글자(MA1)를 쓰고 그 다음은 둘째 행의 글자(UB2)를 쓰도록 하는 등 끝까지 같은 방식으로 쓰도록 한다.

두 번째 쓸 때 시간이 50% 정도 더 소요된다는 점을 발견할 것이다. 결과를 보면 또 다른 사실을 발견할 수 있을 것이다. 필사한 것이 단어라기보다는 글자의 배열에 가까울 것이다. 참가자들에게 두 번의 시도에서 무엇이 달랐는지 물어보면 두 번째가 더 힘들었다고 답할 것이다.

이것은 단지 과시를 위한 시연이 아니다. 두 번째 행위는 단순한 장난이 아니라 멀티태스킹을 의미한다. 이를 위해서 참여자들은 매번 의식을 바꾸어 상이한 문자열에 초점을 맞추어야 한다. 이것이 멀티태스킹의 메커니즘이다.

따라서 멀티태스킹, 즉 <방해(Interruption)로 방해하던 것(Interrpution)을 방해한다(Interrup)>는 비용이 더 많이 발생시키며 좋지 못한 결과를 초래하고 스트레스를 유발한다. 자, 다시 한번 해보자. 증거와 논리로 모두를 설득했다면 이미 끝난 일이다. 논쟁이 시작되고 끝을 맺었다.

하지만 증거 및 논리와 믿고 싶어하는 것 사이의 선택이 주어졌을 때 증거와 논리는 별다른 효과를 발휘하지 못한다.  이것은 방해 때문에 방해가 방해를 받는 사람에게 도움이 되지 않는다. 방해를 하는 사람은 방해를 받는 사람의 무능을 탓하면서 방해의 다음 목표를 물색할 것이다.

방해로부터 자신을 보호하자
여기 애자일 개발의 간반(Kanban) 변형에서 차용한 간단한 기술이 있다. 이것이 방해 자체를 멈출 수는 없지만 피해를 완화할 수는 있을 것이다.

우선 큼지막한 색인 카드와 푸시핀(Pushpin)을 구매한다. 작업을 할당 받을 때마다 그 이름을 카드에 기입하고 (예를 들면, 유저 스토리), 그 작업을 지시한 사람과 그 작업의 수혜자, 그리고 방해가 없을 때 예상되는 소요 시간 등을 덧붙인다. 그리고 이것은 자신의 칸막이 가장 왼쪽에 세로로 붙여 놓는다.

할당된 작업을 시작하면 이것을 첫 번째 것의 우측 두 번째 세로줄로 이동시킨다. 예상되는 완료일을 기입하고, 무엇보다 중요한 것은 지시자와 수혜자에게 자신이 해당 업무에 착수했으며 언제 완료할 것으로 예상되는지를 알려 준다.

이제 방해자에게 새로운 우선 순위를 부여한 것이다. 여러분은 허세를 부리듯이 색인 카드를 꺼내 내용을 기입한 뒤 가장 좌측의 행에 추가함으로써 요청한 과업을 언제 시작할지 요청자가 볼 수 있도록 할 수 있게 되었다. 이것은 특히 면대면 관계에서 빛을 발한다. 차선책으로 일일이 설명하는 방법이 있지만 그다지 최적화되었다고 볼 수는 없다.

방해자가 이에 굴하지 않고 다른 항목보다 이것이 더 중요하다고 말할 경우, 특히 현재 하고 있는 일을 멈추고 새로운 작업에 착수하라고 지시할 경우 다투지 말라. 해당 방해자가 기존에 하고 있던 작업의 지시자와 수혜자에게 일이 지연될 것이라고 통지할 뿐만 아니라 관리자에게 새로운 작업의 우선순위화에 대한 승인도 받아 준다면 이에 동의하도록 하라.

만약 상관도 아니고 상관의 상관도 아닌데 끊임없이 방해하는 사람이 있다면? 같은 기술이 더 큰 효과를 발휘할 수 있다: 여러분은 상관(또는 상관의 상관)에게 우선순위의 변화에 관하여 알려 주고 이에 대하여 공적인 책임을 지도록 요청했다. 그 외에는 걱정할 필요가 없다.

관료제의 느낌이 드는가? 그렇다면 이것은 아마도 우리가 계획이 관료제적이라는 문화를 판단하는 방식 때문일 것이다. 즉흥성은 혈기 왕성한 이들이 선호하는 방식이다. 여러분은 이것이 이러한 문화의 부정적인 측면이지 계획의 부정적인 측면은 아니라는 사실을 인식해야 한다.

작동 메커니즘
논쟁을 초래할 필요는 없다. 종종 III 효과는 명령체계를 존중하지 못하는 관리자 때문에 발생한다. 환경에 따라 관리자, 조정 위원회, 또는 알고리즘이 대기 과업의 우선순위를 결정할 수 있어야 한다.

이 때문에 자신에게 업무가 가중되면 안 된다. 대신에 팀이 업무를 분담하여 앞서 언급한 지침대로 관리할 수 있어야 한다.

본질적인 문제
퍼즐의 마지막 조각은 본질적인 문제에 관한 중요한 측면이라 할 수 있다. 그저 즉흥적인 사람들이 아니라 부수적이지만 진정한 긴급상황을 어떻게 처리하는가의 문제가 바로 그것이다.

여기에는 두 가지 해결책이 있다고 생각한다. 첫 번째는 대규모 IT 부서에서 효과를 발휘하며 항상 긴급상황 처리자를 대기시키는 것이다. 이런 책임을 팀의 신입 구성원에게 맡기던지 아니면 회의에 가장 늦게 나타나는 사람에게 벌칙으로 부여할 수도 있다.

두 번째 대안은 더욱 간단하다. 이 방법은 소규모 IT 부서에서 효과를 발휘한다. 통계적으로 자신이 주당 x 번 정도 방해를 받으며 각 방해는 평균 y 분을 소요한다는 것을 알고 있을 것이다.

이런 지식을 바탕으로 자신의 일정을 조정하자. 이것을 IFF(Interruption Fudge Factor)라고 부르자. (우리는 이것을 TLA 선호자를 위한 IFF라고 부른다.) 추정치를 모든 과업에 추가하고 더 이상 걱정하지 말자. 이제 III 문제를 해결하게 되었다. ciokr@idg.co.kr



2012.05.25

블로그 | 멀티태스킹 요구에 대처하는 법

Bob Lewis | InfoWorld
"내 상관은 방해(Interruption)를 이용해 방해하던 것(Interruption)을 방해한다(Interrupt)."

이것은 필자의 칼럼에 한 네티즌인 남겼던 불만사항이다. 그는 필자에게 각종 방해로 고통 받는 IT 전문인들을 글을 남겨줄 것을 요청했다.

현재 우리는 차세대 IT에 근접해 있다. IT가 과거에는 하지 않았던 것을 미래에는 하는 것이며 우리가 과거에는 익숙했지만 미래에는 하지 말아야 할 것들이 있다. 이 무시무시한 III 항목<방해(Interruption)로 방해하던 것(Interrpution)을 방해한다(Interrup)>는 기관의 무능을 초래하는 것들 중에서도 상위에 속한다.

차세대 IT는 현재나 과거의 IT보다 무능할 수 있는 형편이기 아니기 때문에 모든 CIO들은 반드시 III 효과를 예방해야 할 것이다.

방해 제거를 위한 시범
자신의 멀티태스킹 능력에 자신감을 갖고 있는 직원이나 자신의 열정을 기관의 우선순위로 착각하고 있는 관리자들로 인해 겪는 방해의 피해를 증명하고 싶다면 필자의 친구가 무료로 알려준 아래의 연습을 실시해 보기 바란다. 우선 화이트보드에 이렇게 적는다:

MULTITASK
ABCDEFGHI
123456789

그리고 각 참여자들이 이것을 종이에 필사하도록 하면서 시간을 측정한다. 그리고 같은 것을 반복하도록 하되, 첫 행의 글자(MA1)를 쓰고 그 다음은 둘째 행의 글자(UB2)를 쓰도록 하는 등 끝까지 같은 방식으로 쓰도록 한다.

두 번째 쓸 때 시간이 50% 정도 더 소요된다는 점을 발견할 것이다. 결과를 보면 또 다른 사실을 발견할 수 있을 것이다. 필사한 것이 단어라기보다는 글자의 배열에 가까울 것이다. 참가자들에게 두 번의 시도에서 무엇이 달랐는지 물어보면 두 번째가 더 힘들었다고 답할 것이다.

이것은 단지 과시를 위한 시연이 아니다. 두 번째 행위는 단순한 장난이 아니라 멀티태스킹을 의미한다. 이를 위해서 참여자들은 매번 의식을 바꾸어 상이한 문자열에 초점을 맞추어야 한다. 이것이 멀티태스킹의 메커니즘이다.

따라서 멀티태스킹, 즉 <방해(Interruption)로 방해하던 것(Interrpution)을 방해한다(Interrup)>는 비용이 더 많이 발생시키며 좋지 못한 결과를 초래하고 스트레스를 유발한다. 자, 다시 한번 해보자. 증거와 논리로 모두를 설득했다면 이미 끝난 일이다. 논쟁이 시작되고 끝을 맺었다.

하지만 증거 및 논리와 믿고 싶어하는 것 사이의 선택이 주어졌을 때 증거와 논리는 별다른 효과를 발휘하지 못한다.  이것은 방해 때문에 방해가 방해를 받는 사람에게 도움이 되지 않는다. 방해를 하는 사람은 방해를 받는 사람의 무능을 탓하면서 방해의 다음 목표를 물색할 것이다.

방해로부터 자신을 보호하자
여기 애자일 개발의 간반(Kanban) 변형에서 차용한 간단한 기술이 있다. 이것이 방해 자체를 멈출 수는 없지만 피해를 완화할 수는 있을 것이다.

우선 큼지막한 색인 카드와 푸시핀(Pushpin)을 구매한다. 작업을 할당 받을 때마다 그 이름을 카드에 기입하고 (예를 들면, 유저 스토리), 그 작업을 지시한 사람과 그 작업의 수혜자, 그리고 방해가 없을 때 예상되는 소요 시간 등을 덧붙인다. 그리고 이것은 자신의 칸막이 가장 왼쪽에 세로로 붙여 놓는다.

할당된 작업을 시작하면 이것을 첫 번째 것의 우측 두 번째 세로줄로 이동시킨다. 예상되는 완료일을 기입하고, 무엇보다 중요한 것은 지시자와 수혜자에게 자신이 해당 업무에 착수했으며 언제 완료할 것으로 예상되는지를 알려 준다.

이제 방해자에게 새로운 우선 순위를 부여한 것이다. 여러분은 허세를 부리듯이 색인 카드를 꺼내 내용을 기입한 뒤 가장 좌측의 행에 추가함으로써 요청한 과업을 언제 시작할지 요청자가 볼 수 있도록 할 수 있게 되었다. 이것은 특히 면대면 관계에서 빛을 발한다. 차선책으로 일일이 설명하는 방법이 있지만 그다지 최적화되었다고 볼 수는 없다.

방해자가 이에 굴하지 않고 다른 항목보다 이것이 더 중요하다고 말할 경우, 특히 현재 하고 있는 일을 멈추고 새로운 작업에 착수하라고 지시할 경우 다투지 말라. 해당 방해자가 기존에 하고 있던 작업의 지시자와 수혜자에게 일이 지연될 것이라고 통지할 뿐만 아니라 관리자에게 새로운 작업의 우선순위화에 대한 승인도 받아 준다면 이에 동의하도록 하라.

만약 상관도 아니고 상관의 상관도 아닌데 끊임없이 방해하는 사람이 있다면? 같은 기술이 더 큰 효과를 발휘할 수 있다: 여러분은 상관(또는 상관의 상관)에게 우선순위의 변화에 관하여 알려 주고 이에 대하여 공적인 책임을 지도록 요청했다. 그 외에는 걱정할 필요가 없다.

관료제의 느낌이 드는가? 그렇다면 이것은 아마도 우리가 계획이 관료제적이라는 문화를 판단하는 방식 때문일 것이다. 즉흥성은 혈기 왕성한 이들이 선호하는 방식이다. 여러분은 이것이 이러한 문화의 부정적인 측면이지 계획의 부정적인 측면은 아니라는 사실을 인식해야 한다.

작동 메커니즘
논쟁을 초래할 필요는 없다. 종종 III 효과는 명령체계를 존중하지 못하는 관리자 때문에 발생한다. 환경에 따라 관리자, 조정 위원회, 또는 알고리즘이 대기 과업의 우선순위를 결정할 수 있어야 한다.

이 때문에 자신에게 업무가 가중되면 안 된다. 대신에 팀이 업무를 분담하여 앞서 언급한 지침대로 관리할 수 있어야 한다.

본질적인 문제
퍼즐의 마지막 조각은 본질적인 문제에 관한 중요한 측면이라 할 수 있다. 그저 즉흥적인 사람들이 아니라 부수적이지만 진정한 긴급상황을 어떻게 처리하는가의 문제가 바로 그것이다.

여기에는 두 가지 해결책이 있다고 생각한다. 첫 번째는 대규모 IT 부서에서 효과를 발휘하며 항상 긴급상황 처리자를 대기시키는 것이다. 이런 책임을 팀의 신입 구성원에게 맡기던지 아니면 회의에 가장 늦게 나타나는 사람에게 벌칙으로 부여할 수도 있다.

두 번째 대안은 더욱 간단하다. 이 방법은 소규모 IT 부서에서 효과를 발휘한다. 통계적으로 자신이 주당 x 번 정도 방해를 받으며 각 방해는 평균 y 분을 소요한다는 것을 알고 있을 것이다.

이런 지식을 바탕으로 자신의 일정을 조정하자. 이것을 IFF(Interruption Fudge Factor)라고 부르자. (우리는 이것을 TLA 선호자를 위한 IFF라고 부른다.) 추정치를 모든 과업에 추가하고 더 이상 걱정하지 말자. 이제 III 문제를 해결하게 되었다. ciokr@idg.co.kr

X