2012.03.21

블로그 | 비동시적 업무 환경 '소셜 협업 Why & How'

Robert Strohmeyer | PCWorld
적은 수의 전문 인력만으로 구성된 소규모 기업에서도, 그리고 수백, 수천의 직원들이 근무하고 있는 대형 기업에서도, 좋은 커뮤니케이션은 언제나 기업 성공의 열쇠로 꼽힌다.

‘좋은 커뮤니케이션'이란 기업에 실질적 효과를 가져다 줄 수 있는 커뮤니케이션을 의미한다. 적절한 협업 툴과 약간의 운영 원칙을 통해, 커뮤니케이션 과정에서 발생하는 문제들을 해결하고 팀을 하나의 유기체로 만들어낼 수 있을 것이다. 
필자가 사회 초년생이던 20세기에는, 업무 현장의 많은 부분이 동시성을 띄고 있었다. 모든 사람들은 대부분 비슷한 시간에 직장에 출근하였고, 같은 사무실에서 일하며 모두 함께 회의에 참석했다. 12시 30분이 되면 함께 점심 식사를 하였고, 휴식시간에도 한 대의 자판기 앞에 모여 이야기를 나누곤 했다. 물론 그렇다 하더라도 모든 이들이 완벽한 커뮤니케이션에 참여한 것은 아니었다. 그러나 어떤 사람이 대화의 어떠한 맥락을 놓쳤다 하더라도, 곁에는 이를 보완해 줄 누군가가 언제나 존재하고 있었다.  
 
반면, 오늘날의 업무 현장은 많은 부분에 있어 비동시적인 모습을 보여준다. 우리 중 많은 이들은 원격으로, (심지어는 길 위에서도) 업무를 처리하고 있고, 또한 언제나 복수의 프로젝트에 참여하고 있다. 때문에 이제 모두가 한 자리에 모여 회의를 진행하는 것은 거의 불가능한 일이 되어버렸다. 전화로 회의에 참석하는 것은 이상할 것 없게 여겨지고 있다. 
 
이러한 변화들로 인해 관리자들에게는 회의 주제의 명확한 전달을 위한 추가적 커뮤니케이션의 제공이라는 새로운 과제가 주어지게 되었다. (필자 역시 많은 회의에 전화로 참석하고 있다. 이제는 자동차 안 뿐 아니라 공항 대합실과 같은 시끄러운 장소에서의 원격 회의 참여 또한 실례로 여겨지지 않게 되었다).

이와 같은 비동시적 업무 환경은 핵심 팀원들이 같은 시간에 함께 모여 하나의 과제를 다루는 것을 점점 더 어렵게 만들고 있다. 이제 소셜 협업 툴은 좋은 커뮤니케이션을 위한 선택이 아닌 필수 요소로 자리잡게 되었다. 
 
물론 ‘소셜 협업'은 복합적인 의미를 지닐 수 있다. 필자의 기업은 구글 앱스(Google Apps)와 야머(Yammer), 그리고 베이스캠프(Basecamp) 등의 훌륭한 툴들을 배치하여 활용하고 있다.

필자가 이 글에서 이야기하고자 하는 것은 세일즈포스(Salesforce)나 베이스캠프, 그리고 소셜텍스트(Socialtext)와 같이 핵심 프로젝트 진행 과정의 파악과 공유를 위해 번거롭게 스케쥴을 정리하며 동시적 회의를 진행해야 하는 부담을 없애 기업에 효율성의 증대를 가져다주는 툴들이다. 
 
이 말을 듣고 누군가는 “잠깐, 이 중 어떤 것들은 소셜 툴이 아닌 생산성 툴 아냐?”라고 물을 수도 있다. 잠시만 기다려 준다면, 그 의문이 해결될 것이다. 
 
소셜 비즈니스는 단순히 소셜 네트워킹 사이트를 이용해 고객들에게 자신들의 기업을 홍보하는 것을 의미하지 않는다. 다양한 이들에게 기업 문화를 보다 심도있게 이해할 수 있는 기회를 제공하고, 기존의 오프라인 커뮤니케이션 방식을 변화시켜, 모두가 광범위한 비동시 협업에 참여해 기업 발전에 필요한 정보의 생산자이자 소비자로 활동할 수 있도록 지원한다는 점에서 협업 툴은 본질적으로 소셜 비즈니스와 맥을 같이한다. 
 
기업의 규모나 구조에 따라, 그들에게 적합한 소셜 협업 솔루션 역시 달라질 것이다. 어떤 기업에겐 직관적인 베이스캠프가, 다른 어떤 기업에겐 기업의 모든 사업부 전반에 특수 에드온을 지원할 수 있는 강력한 커스터마이즈드 세일즈포스(customized Salesforce)가 도움이 되는 식이다.
 
적합한 협업 툴을 모색하는 과정에서 검토해봐야 할 핵심 기능들을 소개한다. 
 
1. 프로젝트 관리 : 한 팀이 진행하는 프로젝트의 규모와 수는 그 팀의 크기와는 무관하다. 아무리 작은 팀이라도 복수의 대형 프로젝트를 진행할 수 있는 것이다. 기업의 웹사이트를 업데이트하고 유지하는 것부터 핵심 클라이언트에 위젯을 제공하는 것까지, 기업이 진행하는 모든 작업은 공유와 추적이 가능해야 한다. 예를 들어, 만일 특정 프로젝트가 어떠한 핵심 판매 계약과 관련성을 지닌다면, 기업의 판매 팀이 해당 프로젝트의 세부 사항과 주요 진행 과정을 추적할 수 있도록 계약을 프로젝트에 연결시켜야 할 것이다.  
 
2. 계약 관리 : 고객 관계 관리(CRM, Customer Relationship management)는 그 자체만으로 다양한 담론을 포괄하는 주제이다. 그리고 오늘날 최고의 CRM 툴이라 불리는 것들은 소셜 네트워킹과 깊은 연관성을 보여주고 있다. 이들은 소셜 웹을 통해 수집된 고객들, 혹은 계약과 관련한 핵심 세부 사항들을 통합해 본인의 팀이 중요한 비즈니스 기회에 집중할 수 있도록 지원한다. 아직 기업 수준의 소셜 CRM 솔루션을 배치하지 않았다면, 진행중인 프로젝트와 관련해 계약 정보를 태그(tag)하고 유지할 수 있는 능력을 갖춘 협업 시스템을 구성해야 할 필요가 있을 것이다. 
 
3. 동시 채팅 : 프로젝트 진행의 많은 과정들은 비동시적 기능의 지원을 받을 수 있다(노트, 메시지, 파일 공유, 상태 업데이트 등). 그러나, 실시간 채팅이 필요한 시점 역시 존재하는 것이 분명한 사실이다. 그리고 다수의 인원이 참여한 토론의 주요 사항들은 반드시 기록되어 저장 되어야 한다. 그렇지 않는다면, 많은 이들이 어렵게 모여 진행한 이 비즈니스 커뮤니케이션은 헛수고가 되어 버릴 것이다. 
 
4. 화상 회의 : 페이스 타임(Facetime)의 개발이 지니는 의의는 상당하다. 특히나 서로 간에 얼굴을 마주할 기회가 드문 동료들 간에 이는 매우 유용하게 활용될 수 있을 것이다. 물론 지금까지도 다양한 툴들을 통해 불편하지 않게 화상 채팅을 진행해왔을 것이다. 그러나 페이스타임은 우리 각자가 활용해오던 기기들을 통해 하나의 통합 협업 툴셋(toolset)을 구현해냈다는 점에서 의의를 지닌다. 
 
5. 공동 화이트보드(Sharable whiteboard) : 실시간 협업이란 다수의 참여자가 각기 제공하는 정보를 동시에 확인할 수 있음을 의미한다. 물론 이 과정에 화이트보드가 필수적으로 요구되는 것은 아니다. 그러나 이는 동시적 작업 과정에서 팀원들의 아이디어를 시각적으로 표현, 검토 할 수 있게 해 준다는 점에서 큰 가치를 제공해 줄 것이다. 
 
6. 파일 버저닝(File versioning) : 팀원들에게 중요 문서의 자유로운 편집과 재편집을 허가하고 있다면, 이러한 수정 과정에서 핵심 정보가 손실되는 것을 예방하기 위해 변화 내용을 정확히 기록하는 노력이 필요할 것이다. 좋은 협업 툴은 여러 버전의 파일 추적을 지원하며 추후 무언가가 잘못되었음을 발견하더라도 과거의 버전으로의 신속한 복귀를 가능하게 한다. 
 
물론, 최고급의 협업 툴의 배치가 소셜 비즈니스를 모색하는 기업들에게 만능의 해답이 되어 주지는 않는다. 그보다 어려운(중요한) 작업은 소셜 툴을 포용하는 기업 문화를 창조하고 이를 진정 효과적으로 활용할 방법을 모색하는 것이다. 이는 지속적인 관리를 요하는 작업이며, 디지털 문화에 익숙하지 않은 이들까지 기업이 기대하는 소셜 생산성의 속도를 따라갈 수 있도록 지원하는 노력이 필요한 과정이다. editor@itworld.co.kr



2012.03.21

블로그 | 비동시적 업무 환경 '소셜 협업 Why & How'

Robert Strohmeyer | PCWorld
적은 수의 전문 인력만으로 구성된 소규모 기업에서도, 그리고 수백, 수천의 직원들이 근무하고 있는 대형 기업에서도, 좋은 커뮤니케이션은 언제나 기업 성공의 열쇠로 꼽힌다.

‘좋은 커뮤니케이션'이란 기업에 실질적 효과를 가져다 줄 수 있는 커뮤니케이션을 의미한다. 적절한 협업 툴과 약간의 운영 원칙을 통해, 커뮤니케이션 과정에서 발생하는 문제들을 해결하고 팀을 하나의 유기체로 만들어낼 수 있을 것이다. 
필자가 사회 초년생이던 20세기에는, 업무 현장의 많은 부분이 동시성을 띄고 있었다. 모든 사람들은 대부분 비슷한 시간에 직장에 출근하였고, 같은 사무실에서 일하며 모두 함께 회의에 참석했다. 12시 30분이 되면 함께 점심 식사를 하였고, 휴식시간에도 한 대의 자판기 앞에 모여 이야기를 나누곤 했다. 물론 그렇다 하더라도 모든 이들이 완벽한 커뮤니케이션에 참여한 것은 아니었다. 그러나 어떤 사람이 대화의 어떠한 맥락을 놓쳤다 하더라도, 곁에는 이를 보완해 줄 누군가가 언제나 존재하고 있었다.  
 
반면, 오늘날의 업무 현장은 많은 부분에 있어 비동시적인 모습을 보여준다. 우리 중 많은 이들은 원격으로, (심지어는 길 위에서도) 업무를 처리하고 있고, 또한 언제나 복수의 프로젝트에 참여하고 있다. 때문에 이제 모두가 한 자리에 모여 회의를 진행하는 것은 거의 불가능한 일이 되어버렸다. 전화로 회의에 참석하는 것은 이상할 것 없게 여겨지고 있다. 
 
이러한 변화들로 인해 관리자들에게는 회의 주제의 명확한 전달을 위한 추가적 커뮤니케이션의 제공이라는 새로운 과제가 주어지게 되었다. (필자 역시 많은 회의에 전화로 참석하고 있다. 이제는 자동차 안 뿐 아니라 공항 대합실과 같은 시끄러운 장소에서의 원격 회의 참여 또한 실례로 여겨지지 않게 되었다).

이와 같은 비동시적 업무 환경은 핵심 팀원들이 같은 시간에 함께 모여 하나의 과제를 다루는 것을 점점 더 어렵게 만들고 있다. 이제 소셜 협업 툴은 좋은 커뮤니케이션을 위한 선택이 아닌 필수 요소로 자리잡게 되었다. 
 
물론 ‘소셜 협업'은 복합적인 의미를 지닐 수 있다. 필자의 기업은 구글 앱스(Google Apps)와 야머(Yammer), 그리고 베이스캠프(Basecamp) 등의 훌륭한 툴들을 배치하여 활용하고 있다.

필자가 이 글에서 이야기하고자 하는 것은 세일즈포스(Salesforce)나 베이스캠프, 그리고 소셜텍스트(Socialtext)와 같이 핵심 프로젝트 진행 과정의 파악과 공유를 위해 번거롭게 스케쥴을 정리하며 동시적 회의를 진행해야 하는 부담을 없애 기업에 효율성의 증대를 가져다주는 툴들이다. 
 
이 말을 듣고 누군가는 “잠깐, 이 중 어떤 것들은 소셜 툴이 아닌 생산성 툴 아냐?”라고 물을 수도 있다. 잠시만 기다려 준다면, 그 의문이 해결될 것이다. 
 
소셜 비즈니스는 단순히 소셜 네트워킹 사이트를 이용해 고객들에게 자신들의 기업을 홍보하는 것을 의미하지 않는다. 다양한 이들에게 기업 문화를 보다 심도있게 이해할 수 있는 기회를 제공하고, 기존의 오프라인 커뮤니케이션 방식을 변화시켜, 모두가 광범위한 비동시 협업에 참여해 기업 발전에 필요한 정보의 생산자이자 소비자로 활동할 수 있도록 지원한다는 점에서 협업 툴은 본질적으로 소셜 비즈니스와 맥을 같이한다. 
 
기업의 규모나 구조에 따라, 그들에게 적합한 소셜 협업 솔루션 역시 달라질 것이다. 어떤 기업에겐 직관적인 베이스캠프가, 다른 어떤 기업에겐 기업의 모든 사업부 전반에 특수 에드온을 지원할 수 있는 강력한 커스터마이즈드 세일즈포스(customized Salesforce)가 도움이 되는 식이다.
 
적합한 협업 툴을 모색하는 과정에서 검토해봐야 할 핵심 기능들을 소개한다. 
 
1. 프로젝트 관리 : 한 팀이 진행하는 프로젝트의 규모와 수는 그 팀의 크기와는 무관하다. 아무리 작은 팀이라도 복수의 대형 프로젝트를 진행할 수 있는 것이다. 기업의 웹사이트를 업데이트하고 유지하는 것부터 핵심 클라이언트에 위젯을 제공하는 것까지, 기업이 진행하는 모든 작업은 공유와 추적이 가능해야 한다. 예를 들어, 만일 특정 프로젝트가 어떠한 핵심 판매 계약과 관련성을 지닌다면, 기업의 판매 팀이 해당 프로젝트의 세부 사항과 주요 진행 과정을 추적할 수 있도록 계약을 프로젝트에 연결시켜야 할 것이다.  
 
2. 계약 관리 : 고객 관계 관리(CRM, Customer Relationship management)는 그 자체만으로 다양한 담론을 포괄하는 주제이다. 그리고 오늘날 최고의 CRM 툴이라 불리는 것들은 소셜 네트워킹과 깊은 연관성을 보여주고 있다. 이들은 소셜 웹을 통해 수집된 고객들, 혹은 계약과 관련한 핵심 세부 사항들을 통합해 본인의 팀이 중요한 비즈니스 기회에 집중할 수 있도록 지원한다. 아직 기업 수준의 소셜 CRM 솔루션을 배치하지 않았다면, 진행중인 프로젝트와 관련해 계약 정보를 태그(tag)하고 유지할 수 있는 능력을 갖춘 협업 시스템을 구성해야 할 필요가 있을 것이다. 
 
3. 동시 채팅 : 프로젝트 진행의 많은 과정들은 비동시적 기능의 지원을 받을 수 있다(노트, 메시지, 파일 공유, 상태 업데이트 등). 그러나, 실시간 채팅이 필요한 시점 역시 존재하는 것이 분명한 사실이다. 그리고 다수의 인원이 참여한 토론의 주요 사항들은 반드시 기록되어 저장 되어야 한다. 그렇지 않는다면, 많은 이들이 어렵게 모여 진행한 이 비즈니스 커뮤니케이션은 헛수고가 되어 버릴 것이다. 
 
4. 화상 회의 : 페이스 타임(Facetime)의 개발이 지니는 의의는 상당하다. 특히나 서로 간에 얼굴을 마주할 기회가 드문 동료들 간에 이는 매우 유용하게 활용될 수 있을 것이다. 물론 지금까지도 다양한 툴들을 통해 불편하지 않게 화상 채팅을 진행해왔을 것이다. 그러나 페이스타임은 우리 각자가 활용해오던 기기들을 통해 하나의 통합 협업 툴셋(toolset)을 구현해냈다는 점에서 의의를 지닌다. 
 
5. 공동 화이트보드(Sharable whiteboard) : 실시간 협업이란 다수의 참여자가 각기 제공하는 정보를 동시에 확인할 수 있음을 의미한다. 물론 이 과정에 화이트보드가 필수적으로 요구되는 것은 아니다. 그러나 이는 동시적 작업 과정에서 팀원들의 아이디어를 시각적으로 표현, 검토 할 수 있게 해 준다는 점에서 큰 가치를 제공해 줄 것이다. 
 
6. 파일 버저닝(File versioning) : 팀원들에게 중요 문서의 자유로운 편집과 재편집을 허가하고 있다면, 이러한 수정 과정에서 핵심 정보가 손실되는 것을 예방하기 위해 변화 내용을 정확히 기록하는 노력이 필요할 것이다. 좋은 협업 툴은 여러 버전의 파일 추적을 지원하며 추후 무언가가 잘못되었음을 발견하더라도 과거의 버전으로의 신속한 복귀를 가능하게 한다. 
 
물론, 최고급의 협업 툴의 배치가 소셜 비즈니스를 모색하는 기업들에게 만능의 해답이 되어 주지는 않는다. 그보다 어려운(중요한) 작업은 소셜 툴을 포용하는 기업 문화를 창조하고 이를 진정 효과적으로 활용할 방법을 모색하는 것이다. 이는 지속적인 관리를 요하는 작업이며, 디지털 문화에 익숙하지 않은 이들까지 기업이 기대하는 소셜 생산성의 속도를 따라갈 수 있도록 지원하는 노력이 필요한 과정이다. editor@itworld.co.kr

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