2011.09.21

‘생산성의 기본조건’ 정리정돈 ABC

Meridith Levinson | CIO

공인 시간관리 전문가(professional organizer)인 엘런 델랍에 따르면, 임원이 일반적으로 서류를 찾는데 허비하는 시간은 연간 총 6주에 달한다. 사무실을 정돈된 상태로 유지하면 시간을 절약할 수 있고 훨씬 효율적이고 효과적이며 생산적으로 일할 수 있다. 여기 델랍이 자택 사무실, 회사 사무실 혹은 사무 칸막이 공간 등을 잘 정리하고 효과적인 상태로 유지할 수 있도록 몇 가지 전략과 툴을 간략히 소개한다.

-> 기고 | 나만의 방식으로 이메일 정리하기

종이가 널려있으면 생각할 여유가 없다

델랍은 전문가들이 쉴 새 없이 밀려드는 서류 더미들 때문에 사무실을 정리하는데 큰 어려움을 겪고 있으며, 이메일과 아이패드, 온라인 청구서 등의 전자 서비스들에도 불구하고 “서류 더미가 빠르게 몰려 오는데, 도무지 그것을 처리할 시간이 없는 상황”이라고 설명했다.

바로 이러한 까닭에 델랍은 당장 해결할 수 없는 청구서, 영수증, 메모 등을 보관할 수 있는 “아직 처리 못한 서류들을 위한” 공간이 필요하다고 강조했다. 그녀는 책상 모서리에 조그마한 보관함을 놓고 이용할 수 있다고 덧붙였다. 물론 언젠가는 그 서류들을 모두 처리해야 한다. 그 처리법은 다음 장에서 살펴본다.

가차없이 분류하라

믿건 말건 앞서의 사진과 같은 사무실이다. 서류들을 철저히 분류하여 사무실이 훨씬 깔끔해졌다. 델랍은 이것저것 쌓아두는 사람들에게 그들의 사무실에 널려 있는 서류들을 분류하고, 파쇄하고, 혹은 재활용하는데 하루에 5분만 투자해보라고 강력히 권고했다. 그렇게 하면 훨씬 잘 정돈된 상태로 유지하면서 스트레스도 덜 받는다는 것이다. 델랍은 매 주마다 사무실을 정리하는데 몇 시간이라도 더 낼 수 있다면 당장 실천에 옮기라고 덧붙였다. 사진에서와 같이 파일 분류기를 책상 오른편에 세워두면 미처리 서류를 위한 공간으로 활용할 수 있다.

이용하기 편한 곳에 놓아라

사진에 보이는 것처럼 책상에 세워두는 문서 분류기를 활용하면 정기적으로 철하거나 해결해야 할 파일들을 한꺼번에 모아놓음으로써 사무실을 한결 정돈된 상태로 유지할 수 있다. 델랍은 “서류 분류기를 활용하는 것은 직접 눈으로 보는 것을 좋아하고, 그들의 서류를 항상 보길 원하는 사람들에게는 아주 훌륭한 전략”이라고 말했다. 각 슬롯에는 현재 진행 중인 가장 중요한 프로젝트들 및 정기적으로 하는 활동들이 꽂혀 있어야 하고 관련 설명들이 라벨에 쓰여 있어야 한다.


책상 위에는 서류가 없도록 하라

직장 동료나 가족들이 서류들을 책상에 아무렇게나 던져놓지 않도록 하는 것이 좋다. 메모나 경비 보고서, 백지, 청구서 및 다른 문서들을 담아둘 다른 공간을 마련하라. 델랍은 “(사진에 나온 것처럼) 문이나 사무 공간 바깥에 이런 용도에 알맞은 벽걸이형 주머니를 걸어두어라. 사람들은 그 종이들을 어디에 놔둬야 할지 모르기 때문에 당신 책상 위에 놓고 가는 것이다”라고 제안했다.




2011.09.21

‘생산성의 기본조건’ 정리정돈 ABC

Meridith Levinson | CIO

공인 시간관리 전문가(professional organizer)인 엘런 델랍에 따르면, 임원이 일반적으로 서류를 찾는데 허비하는 시간은 연간 총 6주에 달한다. 사무실을 정돈된 상태로 유지하면 시간을 절약할 수 있고 훨씬 효율적이고 효과적이며 생산적으로 일할 수 있다. 여기 델랍이 자택 사무실, 회사 사무실 혹은 사무 칸막이 공간 등을 잘 정리하고 효과적인 상태로 유지할 수 있도록 몇 가지 전략과 툴을 간략히 소개한다.

-> 기고 | 나만의 방식으로 이메일 정리하기

종이가 널려있으면 생각할 여유가 없다

델랍은 전문가들이 쉴 새 없이 밀려드는 서류 더미들 때문에 사무실을 정리하는데 큰 어려움을 겪고 있으며, 이메일과 아이패드, 온라인 청구서 등의 전자 서비스들에도 불구하고 “서류 더미가 빠르게 몰려 오는데, 도무지 그것을 처리할 시간이 없는 상황”이라고 설명했다.

바로 이러한 까닭에 델랍은 당장 해결할 수 없는 청구서, 영수증, 메모 등을 보관할 수 있는 “아직 처리 못한 서류들을 위한” 공간이 필요하다고 강조했다. 그녀는 책상 모서리에 조그마한 보관함을 놓고 이용할 수 있다고 덧붙였다. 물론 언젠가는 그 서류들을 모두 처리해야 한다. 그 처리법은 다음 장에서 살펴본다.

가차없이 분류하라

믿건 말건 앞서의 사진과 같은 사무실이다. 서류들을 철저히 분류하여 사무실이 훨씬 깔끔해졌다. 델랍은 이것저것 쌓아두는 사람들에게 그들의 사무실에 널려 있는 서류들을 분류하고, 파쇄하고, 혹은 재활용하는데 하루에 5분만 투자해보라고 강력히 권고했다. 그렇게 하면 훨씬 잘 정돈된 상태로 유지하면서 스트레스도 덜 받는다는 것이다. 델랍은 매 주마다 사무실을 정리하는데 몇 시간이라도 더 낼 수 있다면 당장 실천에 옮기라고 덧붙였다. 사진에서와 같이 파일 분류기를 책상 오른편에 세워두면 미처리 서류를 위한 공간으로 활용할 수 있다.

이용하기 편한 곳에 놓아라

사진에 보이는 것처럼 책상에 세워두는 문서 분류기를 활용하면 정기적으로 철하거나 해결해야 할 파일들을 한꺼번에 모아놓음으로써 사무실을 한결 정돈된 상태로 유지할 수 있다. 델랍은 “서류 분류기를 활용하는 것은 직접 눈으로 보는 것을 좋아하고, 그들의 서류를 항상 보길 원하는 사람들에게는 아주 훌륭한 전략”이라고 말했다. 각 슬롯에는 현재 진행 중인 가장 중요한 프로젝트들 및 정기적으로 하는 활동들이 꽂혀 있어야 하고 관련 설명들이 라벨에 쓰여 있어야 한다.


책상 위에는 서류가 없도록 하라

직장 동료나 가족들이 서류들을 책상에 아무렇게나 던져놓지 않도록 하는 것이 좋다. 메모나 경비 보고서, 백지, 청구서 및 다른 문서들을 담아둘 다른 공간을 마련하라. 델랍은 “(사진에 나온 것처럼) 문이나 사무 공간 바깥에 이런 용도에 알맞은 벽걸이형 주머니를 걸어두어라. 사람들은 그 종이들을 어디에 놔둬야 할지 모르기 때문에 당신 책상 위에 놓고 가는 것이다”라고 제안했다.


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