2011.09.08

IT프로젝트 문제를 간단히 파악하는 방법

Meridith Levinson | CIO
IT프로젝트를 한창 진행하고 있을 때 어떤 문제가 있는지를 알기란 정말로 어렵다. 이 문제를 조기에 파악하려면 방법은 하나다. 프로젝트를 수행하는 팀원들에게 어디서부터 잘못됐는지에 대해 직접 물어보는 것이다.

IT프로젝트의 문제들은 인지하지 못한 채 그냥 넘어가고 있다. 이런 일들이 너무 자주 발생한다는 것도 문제다. 게다가 예산이 증가하거나 일정이 어그러질 때와 같이 이미 손을 쓰기에는 너무 늦은 시점에 가서야 많은 사람들이 IT프로젝트의 문제점을 인지하기 시작한다.

표면적으로 아무런 문제가 없어 보이는 IT프로젝트의 잠재적인 문제들을 파악하는 것은 불가능해 보인다. 설령 곧 튀어나올 것 같은 문제들이 숨어 있더라도 쉽게 드러나지 않기 때문이다. 일단 프로젝트가 시작되면, 일정은 매우 촉박할 것이다. 이 때 아무도 원점으로 돌아가 무엇이 바뀌었고 무엇이 그대로인지, 계획대로 진행되고 있는지 등을 점검하려고 하지 않는다.

프로젝트가 담당자들의 손을 떠나기 전에 문제들을 파악할 쉬운 방법이 있다. 프로젝트 관리 교육 및 컨설팅 기업인 더 프린조 그룹(The Prinzo Group)의 CEO 롭 프린조는 프로젝트 팀원들에게 현재 프로젝트 진행 상황에 대해 물어볼 것을 추천했다.

“비즈니스 동인, 정책적인 환경, 조직의 장벽 등을 알아내려면 핵심 인력을 만나 인터뷰하면 된다”라고 프린조는 말했다. “그들은 프로젝트에서 뭐가 잘못됐는지를 말해줄 것이다”라고 프린조는 전했다.

프로젝트 팀원 인터뷰는 프린조가 IT프로젝트의 상태를 평가하고 요구사항, 직원들의 요구, 사용자 교육 계획, 변화 관리 등의 간극을 알아내는데 사용하는 방법 중 하나다. 프로젝트의 상태는 시스템 구축, 소프트웨어 업그레이드나 새로운 하드웨어 도입 시, 성공을 위협할 수 있다. 다른 단계들에서는 프로젝트 문서화 검토와 프로젝트 관계자들과의 정보 공유가 이뤄져야 한다. 프로젝트 문서화는 프로젝트의 완료를 명확하게 정리해주며 정보 공유는 문제를 조속히 해결하게 해준다.

완성되지 않은 문서가 있다면, 이를 우선순위 목록에서 최상위에 두고 지시해야 한다고 프린조는 말했다. 예를 들어, 사용자가 새로운 소프트웨어 도입에 대해 어떻게 교육받을 지에 대해 문서로 정리하지 못하면, 사용자 교육이 잘 이뤄지지 않게 된다. 여기서 끝나는 게 아니다. 앞으로 도입할 새로운 소프트웨어에 대한 교육도 원활하게 진행되지 않을 수 있다.

이와 비슷한 것으로 요구사항을 처음부터 잘못 정의해도 기업의 요구를 충족시키지 못하는 시스템을 만들어 낼 것이다. 요구사항이 잘못 정의됐다는 것은 두 가지 의미다. 현업의 요구사항이 명확하지 않았을 수도 있고 현업이 말하는 요구사항을 IT가 잘못 이해했을 수도 있다. 신 시스템에 대한 요구 정의를 명확하게 문서로 만들어 놓지 않으면, 임원들과 현업은 자신들이 무엇을 지원해야 할 지 몰라 소극적이 될 수밖에 없다.

기업은 경기 침체기 동안 미뤄왔던 프로젝트들을 완료하고자 한다. IT부서는 제 시간에, 주어진 예산 범위 내에서, 활용할 수 있는 한정된 인력을 가지고 끝낼 수 있다고 경영진들에게 확신을 심어주려면 프로젝트에 대한 점검사항을 처리할 만큼 현명해야 한다. IT부서들은 프로젝트 기간 동안 수시로 점검할 것이다. 프린조는 “IT부서가 더 신속하고 더 규칙적으로 프로젝트 상태를 점검할 프로젝트가 더 성공적으로 갈 것이다”라고 강조했다.

“IT부서원들은 프로젝트 상태 점검을 하게 되면, 업무만 늘어난다고 불평할 수 있다. 그러나 방법론을 잘 정립해 두면, 의외로 간단하고 쉬운 프로세스로 처리할 수 있다”라고 프린조는 말했다. 프린조에 따르면, 초기에 문제를 파악하는 것이 프로젝트를 성공으로 이끈다는 것이다.

“이 프로젝트 보증 방법론을 사용하면, IT프로젝트가 크게 어긋나기 전에 계획과의 격차를  파악할 수 있다. 프로젝트 초기에 관련 부서와 함께 리스크 측정과 격차 분석을 충분히 수행하면, 개발과 테스팅 단계에서 그 효과를 톡톡히 얻을 수 있을 것이다. 개발과 테스팅 단계에서 격차 분석이 필요하지 않을 것이다. 그 결과, 시스템을 좀더 성공적으로 가동할 수 있을까에만 관심을 기울일 수 있게 된다”라고 프린조는 덧붙였다. ciokr@idg.co.kr



2011.09.08

IT프로젝트 문제를 간단히 파악하는 방법

Meridith Levinson | CIO
IT프로젝트를 한창 진행하고 있을 때 어떤 문제가 있는지를 알기란 정말로 어렵다. 이 문제를 조기에 파악하려면 방법은 하나다. 프로젝트를 수행하는 팀원들에게 어디서부터 잘못됐는지에 대해 직접 물어보는 것이다.

IT프로젝트의 문제들은 인지하지 못한 채 그냥 넘어가고 있다. 이런 일들이 너무 자주 발생한다는 것도 문제다. 게다가 예산이 증가하거나 일정이 어그러질 때와 같이 이미 손을 쓰기에는 너무 늦은 시점에 가서야 많은 사람들이 IT프로젝트의 문제점을 인지하기 시작한다.

표면적으로 아무런 문제가 없어 보이는 IT프로젝트의 잠재적인 문제들을 파악하는 것은 불가능해 보인다. 설령 곧 튀어나올 것 같은 문제들이 숨어 있더라도 쉽게 드러나지 않기 때문이다. 일단 프로젝트가 시작되면, 일정은 매우 촉박할 것이다. 이 때 아무도 원점으로 돌아가 무엇이 바뀌었고 무엇이 그대로인지, 계획대로 진행되고 있는지 등을 점검하려고 하지 않는다.

프로젝트가 담당자들의 손을 떠나기 전에 문제들을 파악할 쉬운 방법이 있다. 프로젝트 관리 교육 및 컨설팅 기업인 더 프린조 그룹(The Prinzo Group)의 CEO 롭 프린조는 프로젝트 팀원들에게 현재 프로젝트 진행 상황에 대해 물어볼 것을 추천했다.

“비즈니스 동인, 정책적인 환경, 조직의 장벽 등을 알아내려면 핵심 인력을 만나 인터뷰하면 된다”라고 프린조는 말했다. “그들은 프로젝트에서 뭐가 잘못됐는지를 말해줄 것이다”라고 프린조는 전했다.

프로젝트 팀원 인터뷰는 프린조가 IT프로젝트의 상태를 평가하고 요구사항, 직원들의 요구, 사용자 교육 계획, 변화 관리 등의 간극을 알아내는데 사용하는 방법 중 하나다. 프로젝트의 상태는 시스템 구축, 소프트웨어 업그레이드나 새로운 하드웨어 도입 시, 성공을 위협할 수 있다. 다른 단계들에서는 프로젝트 문서화 검토와 프로젝트 관계자들과의 정보 공유가 이뤄져야 한다. 프로젝트 문서화는 프로젝트의 완료를 명확하게 정리해주며 정보 공유는 문제를 조속히 해결하게 해준다.

완성되지 않은 문서가 있다면, 이를 우선순위 목록에서 최상위에 두고 지시해야 한다고 프린조는 말했다. 예를 들어, 사용자가 새로운 소프트웨어 도입에 대해 어떻게 교육받을 지에 대해 문서로 정리하지 못하면, 사용자 교육이 잘 이뤄지지 않게 된다. 여기서 끝나는 게 아니다. 앞으로 도입할 새로운 소프트웨어에 대한 교육도 원활하게 진행되지 않을 수 있다.

이와 비슷한 것으로 요구사항을 처음부터 잘못 정의해도 기업의 요구를 충족시키지 못하는 시스템을 만들어 낼 것이다. 요구사항이 잘못 정의됐다는 것은 두 가지 의미다. 현업의 요구사항이 명확하지 않았을 수도 있고 현업이 말하는 요구사항을 IT가 잘못 이해했을 수도 있다. 신 시스템에 대한 요구 정의를 명확하게 문서로 만들어 놓지 않으면, 임원들과 현업은 자신들이 무엇을 지원해야 할 지 몰라 소극적이 될 수밖에 없다.

기업은 경기 침체기 동안 미뤄왔던 프로젝트들을 완료하고자 한다. IT부서는 제 시간에, 주어진 예산 범위 내에서, 활용할 수 있는 한정된 인력을 가지고 끝낼 수 있다고 경영진들에게 확신을 심어주려면 프로젝트에 대한 점검사항을 처리할 만큼 현명해야 한다. IT부서들은 프로젝트 기간 동안 수시로 점검할 것이다. 프린조는 “IT부서가 더 신속하고 더 규칙적으로 프로젝트 상태를 점검할 프로젝트가 더 성공적으로 갈 것이다”라고 강조했다.

“IT부서원들은 프로젝트 상태 점검을 하게 되면, 업무만 늘어난다고 불평할 수 있다. 그러나 방법론을 잘 정립해 두면, 의외로 간단하고 쉬운 프로세스로 처리할 수 있다”라고 프린조는 말했다. 프린조에 따르면, 초기에 문제를 파악하는 것이 프로젝트를 성공으로 이끈다는 것이다.

“이 프로젝트 보증 방법론을 사용하면, IT프로젝트가 크게 어긋나기 전에 계획과의 격차를  파악할 수 있다. 프로젝트 초기에 관련 부서와 함께 리스크 측정과 격차 분석을 충분히 수행하면, 개발과 테스팅 단계에서 그 효과를 톡톡히 얻을 수 있을 것이다. 개발과 테스팅 단계에서 격차 분석이 필요하지 않을 것이다. 그 결과, 시스템을 좀더 성공적으로 가동할 수 있을까에만 관심을 기울일 수 있게 된다”라고 프린조는 덧붙였다. ciokr@idg.co.kr

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