이메일, 소셜 미디어, 문자 메시지… 오늘날 현업 부서장과 프로젝트 관리자는 그 어느 때보다도 더 많은 디지털 정보를 가지고 있다. 이렇게 바쁜 현업 부서장과 프로젝트 관리자가 어떻게 하면 성공적으로 온라인에 산적해 있는 정보 정글을 탐색할 수 있을까? 조직 관리 전문가와 생산성 전문가들이 정보 과부하에 시달리는 부서장들을 위한 몇 가지 팁을 제시했다.
오늘날의 고속 디지털 세상에서 현업 부서장과 프로젝트 관리자는 회사와 개인용도로 2개 이상의 이메일, 소셜미디어(트위터, 링크드인, 구글+, 페이스북), 텍스트 메시지 계정을 가지고 있는 모습이 낯설지 않다. 이들 계정을 어떻게 적절하게 관리하느냐가 관건이며, 그래야만 관리자의 업무효율을 확보하고 이들이 프로젝트를 적시에 끝낼 수 있기 때문이다.
매니징피플베터(Managing People Better)의 공동창업자인 레이 스티리는 “이메일, 문자, 소셜 미디어를 빈번하게 확인하는 것은 생산성을 저해한다는 연구결과가 속속 보고되고 있다. 따라서 사람들은 이러한 생활습관을 버려야 한다”고 지적했다.
그렇다면 이러한 상황을 극복하기 위해서 어떻게 해야 할까? 여러 생산성 및 조직 전문가와 프로젝트 관리자가 이메일, 소셜 미디어, 문자 등 정보과부하를 관리하는 7가지 팁을 소개한다.
1. 이메일 확인 일정을 짜라. 원루프 에너지(OneRoof Energy)의 이사인 후세인 야흐푸피의 경우 소셜 미디어와 뉴스를 특정 시간에만 확인하고 잠시 동안 확인하지 않는 시간을 갖는다고 한다. “아침 8~9시, 오후 4~5시에만 이메일을 확인한다. 대부분의 이메일은 몇 시간 기다려도 크게 관계가 없고, 시간이 지나면 알아서 해결되는 경우도 있기 마련이다”라고 야흐푸피는 말했다. 그에 따르면, 중요한 상황이면 사람들이 직접 찾는다는 것이다.
2. 이메일을 즉시 분류하라. 테크놀로지어드바이스(Technology Advice)의 CIO 에반 맥쿠첸은 “이메일을 확인할 때 분류 시스템을 만들어 긴급성과 상관성을 기준으로 메일을 분류하라. 중요도서 떨어지거나 즉시 회신이 필요하지 않은 사람들의 경우 그에 걸맞게 표시해 두고 문제가 될 때 대응할 수 있게 하라”라고 조언했다.
개인 생산성 비결(Personal Productivity Secrets)의 저자이며 관련사이트(RegainYourTime.com)를 만든 마우라 토마스는 “모든 이메일 메시지를 삭제하거나 다른 수신함으로 옮겨라. 우선 클라이언트 설정을 변경하여 수신버튼을 누를 때만 메시지가 수신되도록 하라. 그 후 새로운 메시지 버튼을 누르기 전에 수신함의 남아있는 메시지가 0이 되도록 하라. 이는 한 주에 한번 이상은 해야 한다”라고 말했다.
업무 생산성과 관련한 책인 익스트림 프러덕티비티(Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours)를 쓴 로버트 C. 포젠은 “이메일 확인 시 주제문을 유심히 보라. 정치 후보에 대한 글부터 불특정 다수에게 보내는 글까지 이메일을 찬찬히 읽어볼 지 말 지에 대해서는 주제문만 읽으면 알 수 있다”라고 밝혔다.
3. 프로젝트에 참여한 직원들이 질문들에 대한 리스트를 마련해 두고 이에 대해 답변할 시간을 두도록 하라. “프로젝트 참여 직원들에게 당신에게 해야 할 질문 리스트를 정리해 두고 하루에 이를 한번씩 보내라”고 스티리는 말했다. 한 사람을 지정하여 질문 리스트를 모두 챙기라고 하고 그렇게 되면 중요성을 기준으로 질문의 우선순위가 정해진다. “질문 리스트를 정리하는 것이 하루에 75개의 이메일을 처리하는 것 보다 더 효율적이다”라고 그는 강조했다.
Surfshark
VPN (가상 사설 네트워크, Virtual Private Network)은 인터넷 사용자에게 개인 정보 보호와 보안을 제공하는 중요한 도구로 널리 인정받고 있다. VPN은 공공 와이파이 환경에서도 데이터를 안전하게 전송할 수 있고, 개인 정보를 보호하는 데 도움을 준다. VPN 서비스의 수요가 증가하는 것도 같은 이유에서다. 동시에 유료와 무료 중 어떤 VPN을 선택해야 할지 많은 관심을 가지고 살펴보는 사용자가 많다. 가장 먼저 사용자의 관심을 끄는 것은 별도의 예산 부담이 없는 무료 VPN이지만, 그만큼의 한계도 있다. 무료 VPN, 정말 괜찮을까? 무료 VPN 서비스는 편리하고 경제적 부담도 없지만 고려할 점이 아예 없는 것은 아니다. 보안 우려 대부분의 무료 VPN 서비스는 유료 서비스에 비해 보안 수준이 낮을 수 있다. 일부 무료 VPN은 사용자 데이터를 수집해 광고주나 서드파티 업체에 판매하는 경우도 있다. 이러한 상황에서 개인 정보가 유출될 우려가 있다. 속도와 대역폭 제한 무료 VPN 서비스는 종종 속도와 대역폭에 제한을 생긴다. 따라서 사용자는 느린 인터넷 속도를 경험할 수 있으며, 높은 대역폭이 필요한 작업을 수행하는 데 제약을 받을 수 있다. 서비스 제한 무료 VPN 서비스는 종종 서버 위치가 적거나 특정 서비스 또는 웹사이트에 액세스하지 못하는 경우가 생긴다. 또한 사용자 수가 늘어나 서버 부하가 증가하면 서비스의 안정성이 저하될 수 있다. 광고 및 추적 일부 무료 VPN은 광고를 삽입하거나 사용자의 온라인 활동을 추적하여 광고주에게 판매할 수 있다. 이 경우 사용자가 광고를 보아야 하거나 개인 정보를 노출해야 할 수도 있다. 제한된 기능 무료 VPN은 유료 버전에 비해 기능이 제한될 수 있다. 예를 들어, 특정 프로토콜이나 고급 보안 기능을 지원하지 않는 경우가 그렇다. 유료 VPN의 필요성 최근 유행하는 로맨스 스캠은 인터넷 사기의 일종으로, 온라인 데이트나 소셜 미디어를 통해 가짜 프로필을 만들어 상대를 속이는 행위다. 이러한 상황에서 VPN은 사용자가 안전한 연결을 유지하고 사기 행위를 방지하는 데 도움이 된다. VPN을 통해 사용자는 상대방의 신원을 확인하고 의심스러운 활동을 감지할 수 있다. 그 외에도 유료 VPN만의 강점을 적극 이용해야 하는 이유는 다음 3가지로 요약할 수 있다. 보안 강화 해외 여행객이 증가함에 따라 공공 와이파이를 사용하는 경우가 늘어나고 있다. 그러나 공공 와이파이는 보안이 취약해 개인 정보를 노출할 위험이 있다. 따라서 VPN을 사용하여 데이터를 암호화하고 개인 정보를 보호하는 것이 중요하다. 서프샤크 VPN은 사용자의 개인 정보를 안전하게 유지하고 해킹을 방지하는 데 유용하다. 개인 정보 보호 인터넷 사용자의 검색 기록과 콘텐츠 소비 패턴은 플랫폼에 의해 추적될 수 있다. VPN을 사용하면 사용자의 IP 주소와 로그를 숨길 수 있으며, 개인 정보를 보호할 수 있다. 또한 VPN은 사용자의 위치를 숨기고 인터넷 활동을 익명으로 유지하는 데 도움이 된다. 지역 제한 해제 해외 여행 중에도 한국에서 송금이 필요한 경우가 생길 수 있다. 그러나 IP가 해외 주소이므로 은행 앱에 접근하는 것이 제한될 수 있다. VPN을 사용하면 지역 제한을 해제해 해외에서도 한국 인터넷 서비스를 이용할 수 있다. 따라서 해외에서도 안전하고 편리하게 인터넷을 이용할 수 있다. 빠르고 안전한 유료 VPN, 서프샤크 VPN 뛰어난 보안 서프샤크 VPN은 강력한 암호화 기술을 사용하여 사용자의 인터넷 연결을 안전하게 보호한다. 이는 사용자의 개인 정보와 데이터를 보호하고 외부 공격으로부터 사용자를 보호하는 데 도움이 된다. 다양한 서버 위치 서프샤크 VPN은 전 세계 곳곳에 여러 서버가 위치하고 있어, 사용자가 지역 제한된 콘텐츠에 액세스할 수 있다. 해외에서도 로컬 콘텐츠에 손쉽게 접근할 수 있음은 물론이다. 속도와 대역폭 서프샤크 VPN은 빠른 속도와 무제한 대역폭을 제공하여 사용자가 원활한 인터넷 경험을 누릴 수 있도록 지원한다. 온라인 게임, 스트리밍, 다운로드 등 대역폭이 필요한 활동에 이상적이다. 다양한 플랫폼 지원 서프샤크 VPN은 다양한 플랫폼 및 디바이스에서 사용할 수 있다. 윈도우, 맥OS, iOS, 안드로이드 등 다양한 운영체제 및 디바이스에서 호환되어 사용자가 어디서나 안전한 인터넷을 즐길 수 있다. 디바이스 무제한 연결 서프샤크 VPN은 무제한 연결을 제공하여 사용자가 필요할 때 언제든지 디바이스의 갯수에 상관없이 VPN을 사용할 수 있다.