2020.03.11

기고ㅣ점점 복잡해지는 협업··· 무엇을 고려해야 하나?

Jack Gold | CIO
앞으로 2025년이 되면 밀레니얼 세대가 전 세계 인력의 대다수를 차지할 것이다. 이 ‘디지털 네이티브’는 기존의 협업 방식에 큰 변화를 불러올 것이다. 

불과 몇 년 전만 해도 당연했던 ‘모든 직원이 같은 공간에서 일하는’ 일원적인 환경이 이제 대다수 기업에 쉽사리 통용되지 않는다. 이 일원적인 환경에서 모든 사람은 회사에 있고, 말 그대로 옆 사무실로 걸어가 동료와 소통하거나 협업할 수 있었다. 협업 툴도 이메일이나 단순한 내부 메시징 툴을 이용하는 수준이었다. 

오늘날 조직을 직원 커뮤니케이션은 훨씬 더 복잡하다. 이를테면 일반적인 기업의 인력 가운데 20~35%가 비정규직이다. 독립적으로 원격지에서 일하는 사람들이 상당수다. 이 독립적인 계약직, 컨설턴트, 외부 파트너, 심지어 고객을 서로 연결된 상태로 유지하는 것은 조직의 생산성과 성공에 매우 중요하다.  
 
ⓒGetty Images

미래의 인력 구성과 이들의 업무 스타일을 고려할 때 협업이 점점 더 복잡해질 것이 분명하다. 2025년이면 조직 구성원의 60~ 85%가 밀레니엄 세대일 것으로 전망된다. 이 ‘디지털 네이티브’들은 협업 방식에 중요한 변화를 야기할 것이다. 이들은 일반적으로 협업을 위해 옆 사무실로 걸어가려 하지 않는다. 

그 대신 디지털 네이티브는 디바이스를 들고 문자를 보내거나 동영상 채팅을 하며 또는 다양한 디지털 툴로 연결될 가능성이 훨씬 높다. 게다가 전통적인 풀타임 근무 방식(9 to 5)에서 벗어난 다양한 업무 스타일을 갖는다. 또한 이들은 그들의 업무 스타일을 지원해주는 툴을 몹시 선호한다. 보안과 안전을 확보하면서 밀레니얼 세대가 기대하는 경험을 충족시키는 것도 필수적이다. 

이 세대는 일자리를 구할 때 이런 툴이 구비돼 있지 않거나 만족스럽지 않으면 아예 일자리를 거부하거나 조금 다니다 그만둬버린다. 조직이 정하는 한 가지 업무 스타일이라는 개념은 이미 시대에 뒤처진 사고방식이다. 

효과적인 협업에 필요한 것 
직원이 소비자용 서비스(예: 문자 앱, 페이스북, 인스타그램, 왓츠앱 등)를 협업 툴로 이용하는 것은 적합하지 않다. 기업의 민감한 정보가 해커 또는 악의적인 목적을 가진 사람에게 쉽게 노출되거나 혹은 부적절한 사용자와 공유될 수 있기 때문이다. 이로 인해 데이터를 유출하거나 법적 책임을 물게 될 수 있고, 더 심각한 상황에 놓일 수도 있다. 

소비자용 서비스와 동등한 기능을 갖춘 기업용 협업 툴을 이용하도록 해야 한다. 이를 통해 효율성을 극대화하고, 기업의 민감한 정보를 보호할 수 있다. 다행히도 주요 벤더들이 안전한 협업을 위한 기업용 툴을 개발하고 있다. (예: 마이크로소프트 팀즈, 시스코 웹엑스, 슬랙 등)

기업용 협업 툴 도입 시 감안해야 할 요소들
전 세계적으로 근무지가 디지털로 전환됨에 따라 기업은 어떤 유형의 직원과 커뮤니케이션 그리고 여타 협업 방식이 대세가 될 것인지 판단해야 한다. 인력 구성의 변화 속에서 협업을 지원하고 강화할 수 있으려면 그에 맞게 적절한 툴을 선택해야 한다. 적절한 툴에는 아래와 같은 기능이 포함된다. 

· 워크플로우 유연성 : 광범위한 사용자, 디바이스, 앱에 걸쳐 솔루션을 커스터마이징할 수 있는 기능
· 업무 공간 맞춤화 : 맞춤형 협업 공간 및 필수적인 부가 서비스를 제공하는 기능(예: 스케줄링, 회의 트래킹, 메모 작성, 부가 서비스 연결, 클라우드 사업자 선정 등) 
· 사용자/앱/데이터 보안 : 고급 보안 및 개인정보보호 구성 요소를 통해 사용자 또는 기업 데이터가 지정된 범위를 벗어나지 않도록 보장하고, 아울러 고급 인증 및 암호화를 배치할 수 있는 기능  
· 데이터 추출을 위한 인지 서비스 : 회의나 협업 시 생성되는 데이터를 수집 및 분류하고, 적절한 사용자군 또는 전체 조직에 걸쳐 이를 배포하는 기능(수작업이 아닌 자동화를 제공하는 고급 AI 기능) 
· 사용 현황을 분석하는 애널리틱스 : 무엇이 효과적이고 효과적이지 않은지 분석해 협업 툴을 수정하고 개선하는 기능(유연한 협업 전략을 수립하는 데 필수적) 

이러한 요소들이 반영된 협업 솔루션의 한 예로 시스코의 웹엑스를 들 수 있다. 시스코는 음성인식 스타트업 보이시아(Voicea) 인수를 통해 웹엑스 솔루션에 음성 받아쓰기 기술을 도입, AI 기능을 한층 강화했다. 

이 음성 받아쓰기 기능을 통해 전체 회의 내용을 자동으로 기록할 수 있어서 사람 직원이 녹음 파일을 필사할 필요가 없어진다. 회의 내용을 효과적으로 검색할 수 있는 키워드 검색 기능도 제공한다. 또한 참석하지 않은 회의라도 보이시아 쿼리를 생성해 정보를 추출할 수 있다. 시스코에 따르면 해당 기능들로 인해 회의 생산성이 30% 향상되고, 업무 시간이 6시간 절감됐다. 

보안과 개인정보 보호
이밖에 시스코가 추가한 기능으로, 인증 및 암호화 키를 여러 장소에서 로컬로 유지하는 것이 포함된다. 이를 통해 글로벌 기업은 각 지역 데이터 유출로 인해 기업 전체의 인증정보가 노출되는 것을 우려하지 않아도 된다. 나아가 현지의 개인정보보호 법률도 원활하게 준수할 수 있다. 이 기능을 확장해 격리된 지역 데이터 저장소를 구축하고, 기업 데이터를 효과적으로 보호할 수 있다.

최신 협업 툴은 직원 경험을 개선하는 데 필수적일 뿐만 아니라 고객 커뮤니케이션을 위한 핵심 요소이기도 하다. 따라서 사내용 협업 툴을 고객 상호작용 툴로 확장할 수 있는 기능도 협업 툴 벤더 선정 시에 중요한 기준이다. 실제로, 시스코는 웹엑스 컨택센터 솔루션을 개선하고자 고객경험관리 업체인 클라우드체리(CloudCherry)를 인수했다. 

결론 
밀레니얼 세대와 비정규직이 기업에서 차지하는 비중이 계속해서 커지고 있다. 이제 기업들은 새로운 세대의 니즈를 충족하는 협업 툴을 도입하는 데 선제적으로 나서야 한다. 기업이 이러한 니즈를 충족시켜주지 못한다면 직원들은 실망할 것이고, 생산성이 낮아질 것이며, 전체적인 회사의 효율성이 떨어질 것이다. 단순한 이메일 및 내부 메시징을 넘어 협업 전략으로 나아간다면 크고 작은 조직을 성공적으로 운영하는 데 있어 차별화 요소가 될 것이다.

* Jack Gold는 기술 분석 회사인 J.Gold Associates,LLC.의 창업자이자 수석 애널리스트다. 비즈니스와 신기술의 여러 측면을 주로 다루고 있다. ciokr@idg.co.kr



2020.03.11

기고ㅣ점점 복잡해지는 협업··· 무엇을 고려해야 하나?

Jack Gold | CIO
앞으로 2025년이 되면 밀레니얼 세대가 전 세계 인력의 대다수를 차지할 것이다. 이 ‘디지털 네이티브’는 기존의 협업 방식에 큰 변화를 불러올 것이다. 

불과 몇 년 전만 해도 당연했던 ‘모든 직원이 같은 공간에서 일하는’ 일원적인 환경이 이제 대다수 기업에 쉽사리 통용되지 않는다. 이 일원적인 환경에서 모든 사람은 회사에 있고, 말 그대로 옆 사무실로 걸어가 동료와 소통하거나 협업할 수 있었다. 협업 툴도 이메일이나 단순한 내부 메시징 툴을 이용하는 수준이었다. 

오늘날 조직을 직원 커뮤니케이션은 훨씬 더 복잡하다. 이를테면 일반적인 기업의 인력 가운데 20~35%가 비정규직이다. 독립적으로 원격지에서 일하는 사람들이 상당수다. 이 독립적인 계약직, 컨설턴트, 외부 파트너, 심지어 고객을 서로 연결된 상태로 유지하는 것은 조직의 생산성과 성공에 매우 중요하다.  
 
ⓒGetty Images

미래의 인력 구성과 이들의 업무 스타일을 고려할 때 협업이 점점 더 복잡해질 것이 분명하다. 2025년이면 조직 구성원의 60~ 85%가 밀레니엄 세대일 것으로 전망된다. 이 ‘디지털 네이티브’들은 협업 방식에 중요한 변화를 야기할 것이다. 이들은 일반적으로 협업을 위해 옆 사무실로 걸어가려 하지 않는다. 

그 대신 디지털 네이티브는 디바이스를 들고 문자를 보내거나 동영상 채팅을 하며 또는 다양한 디지털 툴로 연결될 가능성이 훨씬 높다. 게다가 전통적인 풀타임 근무 방식(9 to 5)에서 벗어난 다양한 업무 스타일을 갖는다. 또한 이들은 그들의 업무 스타일을 지원해주는 툴을 몹시 선호한다. 보안과 안전을 확보하면서 밀레니얼 세대가 기대하는 경험을 충족시키는 것도 필수적이다. 

이 세대는 일자리를 구할 때 이런 툴이 구비돼 있지 않거나 만족스럽지 않으면 아예 일자리를 거부하거나 조금 다니다 그만둬버린다. 조직이 정하는 한 가지 업무 스타일이라는 개념은 이미 시대에 뒤처진 사고방식이다. 

효과적인 협업에 필요한 것 
직원이 소비자용 서비스(예: 문자 앱, 페이스북, 인스타그램, 왓츠앱 등)를 협업 툴로 이용하는 것은 적합하지 않다. 기업의 민감한 정보가 해커 또는 악의적인 목적을 가진 사람에게 쉽게 노출되거나 혹은 부적절한 사용자와 공유될 수 있기 때문이다. 이로 인해 데이터를 유출하거나 법적 책임을 물게 될 수 있고, 더 심각한 상황에 놓일 수도 있다. 

소비자용 서비스와 동등한 기능을 갖춘 기업용 협업 툴을 이용하도록 해야 한다. 이를 통해 효율성을 극대화하고, 기업의 민감한 정보를 보호할 수 있다. 다행히도 주요 벤더들이 안전한 협업을 위한 기업용 툴을 개발하고 있다. (예: 마이크로소프트 팀즈, 시스코 웹엑스, 슬랙 등)

기업용 협업 툴 도입 시 감안해야 할 요소들
전 세계적으로 근무지가 디지털로 전환됨에 따라 기업은 어떤 유형의 직원과 커뮤니케이션 그리고 여타 협업 방식이 대세가 될 것인지 판단해야 한다. 인력 구성의 변화 속에서 협업을 지원하고 강화할 수 있으려면 그에 맞게 적절한 툴을 선택해야 한다. 적절한 툴에는 아래와 같은 기능이 포함된다. 

· 워크플로우 유연성 : 광범위한 사용자, 디바이스, 앱에 걸쳐 솔루션을 커스터마이징할 수 있는 기능
· 업무 공간 맞춤화 : 맞춤형 협업 공간 및 필수적인 부가 서비스를 제공하는 기능(예: 스케줄링, 회의 트래킹, 메모 작성, 부가 서비스 연결, 클라우드 사업자 선정 등) 
· 사용자/앱/데이터 보안 : 고급 보안 및 개인정보보호 구성 요소를 통해 사용자 또는 기업 데이터가 지정된 범위를 벗어나지 않도록 보장하고, 아울러 고급 인증 및 암호화를 배치할 수 있는 기능  
· 데이터 추출을 위한 인지 서비스 : 회의나 협업 시 생성되는 데이터를 수집 및 분류하고, 적절한 사용자군 또는 전체 조직에 걸쳐 이를 배포하는 기능(수작업이 아닌 자동화를 제공하는 고급 AI 기능) 
· 사용 현황을 분석하는 애널리틱스 : 무엇이 효과적이고 효과적이지 않은지 분석해 협업 툴을 수정하고 개선하는 기능(유연한 협업 전략을 수립하는 데 필수적) 

이러한 요소들이 반영된 협업 솔루션의 한 예로 시스코의 웹엑스를 들 수 있다. 시스코는 음성인식 스타트업 보이시아(Voicea) 인수를 통해 웹엑스 솔루션에 음성 받아쓰기 기술을 도입, AI 기능을 한층 강화했다. 

이 음성 받아쓰기 기능을 통해 전체 회의 내용을 자동으로 기록할 수 있어서 사람 직원이 녹음 파일을 필사할 필요가 없어진다. 회의 내용을 효과적으로 검색할 수 있는 키워드 검색 기능도 제공한다. 또한 참석하지 않은 회의라도 보이시아 쿼리를 생성해 정보를 추출할 수 있다. 시스코에 따르면 해당 기능들로 인해 회의 생산성이 30% 향상되고, 업무 시간이 6시간 절감됐다. 

보안과 개인정보 보호
이밖에 시스코가 추가한 기능으로, 인증 및 암호화 키를 여러 장소에서 로컬로 유지하는 것이 포함된다. 이를 통해 글로벌 기업은 각 지역 데이터 유출로 인해 기업 전체의 인증정보가 노출되는 것을 우려하지 않아도 된다. 나아가 현지의 개인정보보호 법률도 원활하게 준수할 수 있다. 이 기능을 확장해 격리된 지역 데이터 저장소를 구축하고, 기업 데이터를 효과적으로 보호할 수 있다.

최신 협업 툴은 직원 경험을 개선하는 데 필수적일 뿐만 아니라 고객 커뮤니케이션을 위한 핵심 요소이기도 하다. 따라서 사내용 협업 툴을 고객 상호작용 툴로 확장할 수 있는 기능도 협업 툴 벤더 선정 시에 중요한 기준이다. 실제로, 시스코는 웹엑스 컨택센터 솔루션을 개선하고자 고객경험관리 업체인 클라우드체리(CloudCherry)를 인수했다. 

결론 
밀레니얼 세대와 비정규직이 기업에서 차지하는 비중이 계속해서 커지고 있다. 이제 기업들은 새로운 세대의 니즈를 충족하는 협업 툴을 도입하는 데 선제적으로 나서야 한다. 기업이 이러한 니즈를 충족시켜주지 못한다면 직원들은 실망할 것이고, 생산성이 낮아질 것이며, 전체적인 회사의 효율성이 떨어질 것이다. 단순한 이메일 및 내부 메시징을 넘어 협업 전략으로 나아간다면 크고 작은 조직을 성공적으로 운영하는 데 있어 차별화 요소가 될 것이다.

* Jack Gold는 기술 분석 회사인 J.Gold Associates,LLC.의 창업자이자 수석 애널리스트다. 비즈니스와 신기술의 여러 측면을 주로 다루고 있다. ciokr@idg.co.kr

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