2017.01.04

생산성·프라이버시, 두 마리 토끼 잡는 협업 전략

Paul Mah | CIO
개방형 사무실이나 협업 공간에서 일하는 사람들이 점점 늘고 있다. 이러한 사무 공간에서 업무 생산성을 극대화하면서 개인의 사생활을 보호하는 데 도움이 될 만한 팁을 소개한다.


Credit:GettyImages

협업에 편리한 개방형 업무 공간의 변혁이 일어나고 있다.

사무실 공간을 목적마다 작게 구분하지 않고 넓고 자유롭게 이용할 수 있도록 하는 오픈플랜(open-plan) 개념을 채택한 현대적인 사무 공간이 늘고 있다. 협업 전용 공간을 구성하는 것 역시 최근 확산되는 추세다. 이러한 변화의 근간에는 직원들을 고정된 자리에 가둬두기보다는 개방적인 환경을 보장함으로써 상호 교류와 협업을 촉진한다는 구상이 자리하고 있다. 협업 공간은 직원들에게 업무 수행 공간의 선택권을 보장하는 기능도 수행한다.

오늘날 기업 환경에서 노트북을 들고 이곳저곳을 돌아다니며, 다양한 동료 집단과 교류하는 직원들의 모습은 일상적인 풍경으로 자리 잡았다. 하지만 이처럼 개방적인 환경은 한편으론 생산성과 보안 수준을 보장해야 한다는 과제를 안겨주기도 한다. 개방형 협업 사무 공간을 만들고자 하는 기업들을 위한 조언을 소개한다.

협업 공간 내 프라이버시를 어떻게 보장할까
새로운 업무 공간 형태에 익숙해진 당신은 별생각 없이 노트북을 두고 자리를 비울 위험이 있다. 그러나 단 몇 분간이라도 자리를 비우는 경우에는 언제나 컴퓨터를 잠가야 함을 기억하자. 기기를 닫으면 자동으로 잠그는 간단한 설정과 자리를 비울 때면 기기를 닫는 작은 습관만으로도 보안의 위협은 상당 부분 줄일 수 있다. 윈도우 PC 사용자라면 Windows+L 단축키를 통해 즉시 컴퓨터를 잠글 수 있고, 맥OS에서는 컴퓨터를 자동으로 잠가주는 ‘핫 코너’ 기능을 이용하면 편리하다.

그렇다면 옆자리에 앉아 습관적으로 당신의 모니터를 곁눈질하는 이에게는 어떻게 대처할 수 있을까? 티 나게 모니터를 닫거나 스크린을 잠그기 민망하다면, 가장 간단한 방법은 컴퓨터를 사용하지 않을 때 디스플레이에 아무것도 보이지 않도록 조작하는 것이다. 윈도우 10의 가상 데스크톱 지원 기능을 이용하면 간단한 단축키(Windows+Ctrl+왼쪽 혹은 오른쪽 화살표)를 이용해 빈 바탕화면으로 전환할 수 있다. 또는 프라이버시 스크린을 마련하는 것도 한 방법이 될 수 있다.

협업 공간의 와이파이 보안 상태를 확인하라
개방된 와이파이 네트워크를 그냥 이용하는 협업 환경에서는 스니핑 소프트웨어(sniffing software)를 이용해 당신이 방문한 사이트를 쉽게 알아낼 수 있어 보안 위협이 있다. 심지어는 SSL이 설치된 웹사이트에서도 URL 요청이 텍스트 그대로 전송되기도 하고, 제대로 코딩되지 않은 웹사이트에서 URL에 민감한 데이터가 함께 딸려올 경우 문제가 더 복잡해지기도 한다.

설령 와이파이가 암호화 돼 있어도 네트워크 접근 규정에 따라 관리자가 네트워크 트래픽을 로그 및 모니터링 할 수도 있다. 이럴 경우 기업 IT 규정 위반이 될 수도 있으므로 업무에 착수하기 전에 우선 네트워크 접근 규정부터 확인해 볼 필요가 있다.

이에 대한 가장 간편한 솔루션은 모든 트래픽을 암호화하는 VPN 서비스다. VPN 설정은 웬만한 IT 부서에서는 다 할 수 있는 작업이다. 혼자 일하거나, 규모가 작은 신생벤처에서 일하고 있다면 상용 VPN 서비스를 이용할 수도 있다. 다행히 VyprVPN(왼쪽 그림, Credit:Paul Mah)이나 NordVPN 처럼 빠르고 합리적인 비용에 VPN 서비스를 제공하는 업체들이 많다.

디지털 워크플로우를 익히자
오늘날의 개방된 협업 환경의 장점 중 하나는 사무실 내 다양한 지점에서 업무 수행이 가능하다는 점이다. 그러나 무수한 서류 더미에 둘러싸인 당신이라면, 이런 선택권이 그리 매력적이지만은 않을 것이다. 디지털 워크플로우를 구축해야 하는 이유가 바로 여기 있다. 단순히 하드웨어 스캐너를 이용해 인쇄물을 디지털화하는 것만으로도 효율성 개선이 가능하지만, 캠스캐너(CamScanner, 왼쪽 그림, Credit:Paul Mah)와 같은 스마트폰 앱까지 시야를 넓힌다면 더욱 편리하게 업무를 처리할 수 있다.

ABBYY 파인리더(ABBYY FineReader) 등의 광학 문자 인식(OCR, Optical Character Recognition) 소프트웨어를 활용하면 스캔한 문서를 간단히 텍스트로 변환할 수 있고, 니트로 프로 11(Nitro Pro 11)과 같은 PDF 소프트웨어는 PDF 워크플로를 관리하거나 PDF를 워드, 엑셀, 파워포인트 등의 포맷으로 변환하는 데 유용하다.

현대적 협업 도구들 역시 공동 작업 환경을 개선하는 데 효과적이다. 디지털 노트 보관 및 관리를 도와주는 에버노트(Evernote)나 원노트(OneNote) 등의 디지털 노트 앱이 대표적인 예다.

협업 공간에서 안전한 작업을 위해서는 반드시 클라우드를 동기화해야 한다.

노트북을 들고 이리저리 이동이 잦을수록 예기치 못한 사고의 발생 확률도 높아진다. 업무 흐름을 유지하고 데이터 손실을 방지하려면 클라우드 스토리지 서비스에 수시로 작업 내용을 동기화해 두어야 한다.

데스크톱에 파일을 저장해 두는 것은 별로 추천할만한 행동이 못 된다. 데스크톱의 파일들은 대체로 수동으로 설정하지 않는 이상 주기적으로 동기화되지 않기 때문이다. 브라우저 북마크나 암호화된 패스워드 파일처럼 중요한 데이터들 역시 동기화해두는 것을 잊지 말자.


시간 관리 애플리케이션을 활용하자
작업 공간이 개방돼 있을수록 주의, 집중을 흩트리는 요소도 많아지고, 주변 동료들과의 수다도 잦아진다.

이런 상황에서 생산성을 유지하는 데 타임 트래킹 기능이 꽤 도움이 된다. 여러 가지 타임 트래킹 솔루션이 있지만 그 중에서도 토글(Toggl)은 가장 직관적이고 사용이 편리하다. 레스큐타임(RescueTime)같은 앱은 백그라운드에서 구동되며 내가 각 애플리케이션 및 웹사이트에서 보낸 시간을 추적해 이메일과 소셜 미디어 등에 얼마나 많은 시간을 할애했는지를 깔끔하게 정리해 보여주기도 한다.


레스큐타임(RescueTime)은 당신이 페이스북에서 너무 많은 시간을 보내고 있는지 판단하는 데 도움을 줄 수 있다. Credit:Paul Mah

개방된 공간, 또는 협업 공간에서의 작업에 익숙해지기까지는 시간이 걸린다. 하지만 더욱 역동적인 업무 환경, 자유로운 이동, 동료들과의 협업 가능성을 선호하는 이들에게는 상당히 매력적인 옵션이기도 하다. 이처럼 개방형 업무 환경을 선호하는 이들이라면 앞서 소개한 팁들이 좀 더 안전하면서도 효율적인 업무에 도움을 줄 것이다.

*Paul Mah는 IT전문 블로거다. ciokr@idg.co.kr
 
2017.01.04

생산성·프라이버시, 두 마리 토끼 잡는 협업 전략

Paul Mah | CIO
개방형 사무실이나 협업 공간에서 일하는 사람들이 점점 늘고 있다. 이러한 사무 공간에서 업무 생산성을 극대화하면서 개인의 사생활을 보호하는 데 도움이 될 만한 팁을 소개한다.


Credit:GettyImages

협업에 편리한 개방형 업무 공간의 변혁이 일어나고 있다.

사무실 공간을 목적마다 작게 구분하지 않고 넓고 자유롭게 이용할 수 있도록 하는 오픈플랜(open-plan) 개념을 채택한 현대적인 사무 공간이 늘고 있다. 협업 전용 공간을 구성하는 것 역시 최근 확산되는 추세다. 이러한 변화의 근간에는 직원들을 고정된 자리에 가둬두기보다는 개방적인 환경을 보장함으로써 상호 교류와 협업을 촉진한다는 구상이 자리하고 있다. 협업 공간은 직원들에게 업무 수행 공간의 선택권을 보장하는 기능도 수행한다.

오늘날 기업 환경에서 노트북을 들고 이곳저곳을 돌아다니며, 다양한 동료 집단과 교류하는 직원들의 모습은 일상적인 풍경으로 자리 잡았다. 하지만 이처럼 개방적인 환경은 한편으론 생산성과 보안 수준을 보장해야 한다는 과제를 안겨주기도 한다. 개방형 협업 사무 공간을 만들고자 하는 기업들을 위한 조언을 소개한다.

협업 공간 내 프라이버시를 어떻게 보장할까
새로운 업무 공간 형태에 익숙해진 당신은 별생각 없이 노트북을 두고 자리를 비울 위험이 있다. 그러나 단 몇 분간이라도 자리를 비우는 경우에는 언제나 컴퓨터를 잠가야 함을 기억하자. 기기를 닫으면 자동으로 잠그는 간단한 설정과 자리를 비울 때면 기기를 닫는 작은 습관만으로도 보안의 위협은 상당 부분 줄일 수 있다. 윈도우 PC 사용자라면 Windows+L 단축키를 통해 즉시 컴퓨터를 잠글 수 있고, 맥OS에서는 컴퓨터를 자동으로 잠가주는 ‘핫 코너’ 기능을 이용하면 편리하다.

그렇다면 옆자리에 앉아 습관적으로 당신의 모니터를 곁눈질하는 이에게는 어떻게 대처할 수 있을까? 티 나게 모니터를 닫거나 스크린을 잠그기 민망하다면, 가장 간단한 방법은 컴퓨터를 사용하지 않을 때 디스플레이에 아무것도 보이지 않도록 조작하는 것이다. 윈도우 10의 가상 데스크톱 지원 기능을 이용하면 간단한 단축키(Windows+Ctrl+왼쪽 혹은 오른쪽 화살표)를 이용해 빈 바탕화면으로 전환할 수 있다. 또는 프라이버시 스크린을 마련하는 것도 한 방법이 될 수 있다.

협업 공간의 와이파이 보안 상태를 확인하라
개방된 와이파이 네트워크를 그냥 이용하는 협업 환경에서는 스니핑 소프트웨어(sniffing software)를 이용해 당신이 방문한 사이트를 쉽게 알아낼 수 있어 보안 위협이 있다. 심지어는 SSL이 설치된 웹사이트에서도 URL 요청이 텍스트 그대로 전송되기도 하고, 제대로 코딩되지 않은 웹사이트에서 URL에 민감한 데이터가 함께 딸려올 경우 문제가 더 복잡해지기도 한다.

설령 와이파이가 암호화 돼 있어도 네트워크 접근 규정에 따라 관리자가 네트워크 트래픽을 로그 및 모니터링 할 수도 있다. 이럴 경우 기업 IT 규정 위반이 될 수도 있으므로 업무에 착수하기 전에 우선 네트워크 접근 규정부터 확인해 볼 필요가 있다.

이에 대한 가장 간편한 솔루션은 모든 트래픽을 암호화하는 VPN 서비스다. VPN 설정은 웬만한 IT 부서에서는 다 할 수 있는 작업이다. 혼자 일하거나, 규모가 작은 신생벤처에서 일하고 있다면 상용 VPN 서비스를 이용할 수도 있다. 다행히 VyprVPN(왼쪽 그림, Credit:Paul Mah)이나 NordVPN 처럼 빠르고 합리적인 비용에 VPN 서비스를 제공하는 업체들이 많다.

디지털 워크플로우를 익히자
오늘날의 개방된 협업 환경의 장점 중 하나는 사무실 내 다양한 지점에서 업무 수행이 가능하다는 점이다. 그러나 무수한 서류 더미에 둘러싸인 당신이라면, 이런 선택권이 그리 매력적이지만은 않을 것이다. 디지털 워크플로우를 구축해야 하는 이유가 바로 여기 있다. 단순히 하드웨어 스캐너를 이용해 인쇄물을 디지털화하는 것만으로도 효율성 개선이 가능하지만, 캠스캐너(CamScanner, 왼쪽 그림, Credit:Paul Mah)와 같은 스마트폰 앱까지 시야를 넓힌다면 더욱 편리하게 업무를 처리할 수 있다.

ABBYY 파인리더(ABBYY FineReader) 등의 광학 문자 인식(OCR, Optical Character Recognition) 소프트웨어를 활용하면 스캔한 문서를 간단히 텍스트로 변환할 수 있고, 니트로 프로 11(Nitro Pro 11)과 같은 PDF 소프트웨어는 PDF 워크플로를 관리하거나 PDF를 워드, 엑셀, 파워포인트 등의 포맷으로 변환하는 데 유용하다.

현대적 협업 도구들 역시 공동 작업 환경을 개선하는 데 효과적이다. 디지털 노트 보관 및 관리를 도와주는 에버노트(Evernote)나 원노트(OneNote) 등의 디지털 노트 앱이 대표적인 예다.

협업 공간에서 안전한 작업을 위해서는 반드시 클라우드를 동기화해야 한다.

노트북을 들고 이리저리 이동이 잦을수록 예기치 못한 사고의 발생 확률도 높아진다. 업무 흐름을 유지하고 데이터 손실을 방지하려면 클라우드 스토리지 서비스에 수시로 작업 내용을 동기화해 두어야 한다.

데스크톱에 파일을 저장해 두는 것은 별로 추천할만한 행동이 못 된다. 데스크톱의 파일들은 대체로 수동으로 설정하지 않는 이상 주기적으로 동기화되지 않기 때문이다. 브라우저 북마크나 암호화된 패스워드 파일처럼 중요한 데이터들 역시 동기화해두는 것을 잊지 말자.


시간 관리 애플리케이션을 활용하자
작업 공간이 개방돼 있을수록 주의, 집중을 흩트리는 요소도 많아지고, 주변 동료들과의 수다도 잦아진다.

이런 상황에서 생산성을 유지하는 데 타임 트래킹 기능이 꽤 도움이 된다. 여러 가지 타임 트래킹 솔루션이 있지만 그 중에서도 토글(Toggl)은 가장 직관적이고 사용이 편리하다. 레스큐타임(RescueTime)같은 앱은 백그라운드에서 구동되며 내가 각 애플리케이션 및 웹사이트에서 보낸 시간을 추적해 이메일과 소셜 미디어 등에 얼마나 많은 시간을 할애했는지를 깔끔하게 정리해 보여주기도 한다.


레스큐타임(RescueTime)은 당신이 페이스북에서 너무 많은 시간을 보내고 있는지 판단하는 데 도움을 줄 수 있다. Credit:Paul Mah

개방된 공간, 또는 협업 공간에서의 작업에 익숙해지기까지는 시간이 걸린다. 하지만 더욱 역동적인 업무 환경, 자유로운 이동, 동료들과의 협업 가능성을 선호하는 이들에게는 상당히 매력적인 옵션이기도 하다. 이처럼 개방형 업무 환경을 선호하는 이들이라면 앞서 소개한 팁들이 좀 더 안전하면서도 효율적인 업무에 도움을 줄 것이다.

*Paul Mah는 IT전문 블로거다. ciokr@idg.co.kr
 
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